Rekrutacja on-line coraz bardziej popularna

Współczesny rynek pracy wymaga od kandydatów coraz większego zaangażowania, kreatywności w poszukiwaniu pracy oraz elastyczności w dostosowywaniu się do proponowanych warunków. Coraz częściej pracownicy decydują się na migracje zarobkowe i udział w rekrutacjach w innych regionach kraju a nawet za granicą. Nic więc dziwnego, że rekrutacja on-line staje się coraz bardziej popularną metodą doboru personelu.

Z jakich elementów składa się rekrutacja on-line?

1. publikacja ogłoszeń o pracę w wirtualnych mediach
2. poszukiwanie kandydatów do pracy za pośrednictwem wszelkiej maści portali społecznościowych o charakterze zawodowym
3. wysyłanie do kandydatów wirtualnych zaproszeń do wzięcia udziału w prowadzonym naborze
4. wirtualna weryfikacja wiedzy i umiejętności kandydatów przy użyciu specjalnie do tego skonstruowanych narzędzi
5. przeprowadzanie rozmów rekrutacyjnych on-line.

Wirtualne serwisy ogłoszeniowe:

Z pewnością każdy z nas dobrze zna największe i te mniej popularne platformy internetowe zawierające ogłoszenia o pracę. Większość z nich posiada szczegółowe wyszukiwarki umożliwiające przeglądanie zamieszczonych tam ogłoszeń o pracę  według określonego przez kandydatów klucza wyszukiwania, jak np.: region, branża, stanowisko, data publikacji, etc. Dzięki temu osoba poszukująca pracy z łatwością może dotrzeć do ofert, które oscylują wokół jej doświadczenia, umiejętności i oczekiwań. Wystarczy tylko posiadać dostęp do Internetu i pewną orientację w tym, jak się po nim poruszać.

W/w serwisy ogłoszeniowe umożliwiają zaoszczędzenie czasu na mozolne przeglądanie każdej zamieszczonej w sieci oferty czy oszczędność zarówno czasu jak i pieniędzy, które w przeciwnym razie kandydat poświęcić by musiał na regularny zakup prasy i przeglądanie publikowanych tam ogłoszeń o pracę, bądź dotarcie bezpośrednio do siedziby firmy, w celu złożenia „w ciemno” dokumentów aplikacyjnych. Ten układ jest również bardzo korzystny dla pracodawców, którzy dzięki internetowemu ogłoszeniu docierają do większej liczby potencjalnych kandydatów do pracy w swojej firmie i zwiększają swoje szanse na zatrudnienie najlepszych specjalistów w swojej dziedzinie.

Internetowe platformy z ogłoszeniami o pracę (z biegiem czasu i wzrostem oczekiwań ze strony zarówno pracodawców jak i kandydatów do pracy) poszerzyły wachlarz swoich usług o możliwość umieszczenia tam wirtualnego profilu zawodowo-kompetencyjnego kandydata, możliwość podniesienia kwalifikacji dzięki tematycznym e-kursom czy możliwość sprawdzenia swojej wiedzy dzięki internetowym testom wiedzy i kompetencji.

Jeśli chodzi o pracodawców, w/w media dają im dostęp do bazy umieszczonych tam wirtualnych CV. Umożliwiają jej przeszukiwanie w celu odnalezienia osób spełniających założone przez pracodawcę kryteria, czy wreszcie otrzymanie danych kontaktowych do wybranych kandydatów w celu skontaktowania się z nimi w sprawie bieżącego naboru na określone stanowisko.

Śmiało można stwierdzić, że wirtualne serwisy pracy dają obu stronom: pracodawcom i kandydatom, więcej możliwości w akcie poszukiwania pracy czy pracownika.

Nowoczesne trendy zarządzania czasem w przedsiębiorstwie

Aby przedsiębiorstwo sprawnie prosperowało, niezbędne jest umiejętne zarządzanie posiadanymi przez nie zasobami – w tym również czasem. Czy znasz już nowoczesne koncepcje zarządzania czasem pracy w firmie?

W obecnych czasach pogoni za zyskiem i skutecznym działaniem coraz bardziej widoczna staje się potrzeba stosowania nowoczesnych, procesowych oraz holistycznych metod zarządzania czasem pracy w przedsiębiorstwie. Dynamika rynku (czyli wszelkie zjawiska i problemy pojawiające się w bliższym lub dalszym otoczeniu firmy takie, jak np.: transformacje rynków zbytu, skracanie cyklu życia produktów, skracanie cyklu przygotowania nowych wyrobów, postępująca produktywność, krótkie terminy realizacji  usług, nasycenie rynku, etc.) zmusza przedsiębiorstwo do dokonania analizy jego rynkowej sytuacji a w konsekwencji do opracowania planu dostosowania się do nowych warunków panujących na rynku np. do zmiany strategii czy struktury firmy, modyfikacji lub wprowadzenia nowych produktów bądź usług, skrócenia czasu produkcji i innych procesów zachodzących w firmie, które mają swój udział w osiąganiu zysków.  Ogólna tendencja zakłada, że w/w zmiany mają być dokonywane błyskawicznie lub  co najmniej szybciej niż działo się to dotychczas. A zatem czas będzie tu zawsze istotnym czynnikiem konkurencyjności firmy. Nic więc dziwnego, że coraz większą popularność zdobywa metoda TBM.

TBM, czyli Time Based Management - to stosunkowo nowa i wizjonerska koncepcja zarządzania w oparciu o czas, u której podstaw leży efektywne wykorzystanie czasu w przedsiębiorstwie (np. w celu szybszego rozwoju nowych produktów i wprowadzeniu ich na rynek, zwiększenia zysków, etc.). Czas jest tutaj kluczową wartością, wokół której buduje się cały system zarządzania procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie i planowanymi wynikami firmy. Załóżmy, że mamy napięte terminy i zależy nam na uzyskaniu danej usługi jak najszybciej. Który usługodawca w takiej sytuacji wyda się nam być bardziej atrakcyjny? Oczywiście ten gwarantujący nam najkrótszy czas realizacji usługi. Warto pamiętać więc o tym, że jeśli czas ma dla nas znaczenie, to jesteśmy w stanie zapłacić wyższą cenę za dany produkt czy usługę – mając w/w na uwadze, wiele firm bardzo skutecznie wykorzystuje czas w celu osiągnięcia przewagi konkurencyjnej na rynku.

Niżej przedstawiam kluczowe orientacje, na których skupia się Time Based Management:

• orientacja na czynnik ilościowy - tzw. korzyści skali (czyli zmniejszenie się przeciętnych długookresowych kosztów całkowitych w miarę zwiększenia skali produkcji)
• orientacja na zespół (posiadanie wykwalifikowanej kadry skłonnej do uczenia się i zdobywania nowych kompetencji w celu zwiększenia swojej efektywności)
• orientacja na wartości
• orientacja na procesy (ich jakość i sprawny przebieg)

Koncepcja TBM została stworzona przez specjalistów Boston Consulting Group, wg której wprowadzenie do przedsiębiorstwa koncepcji TBM przebiega w pięciu fazach:

1. Powołanie zespołu projektowego, przeprowadzenie porównania, sformułowanie celów i w końcu przedstawienie projektu działania – tzw. faza ustaleń wstępnych.
2. Zdefiniowanie i analiza procesów gospodarczych, dokonanie diagnozy stanu obecnego firmy oraz ustalenie potencjału czasu podlegającego redukcji – tzw. faza „zrozumienia systemu”.
3. Opracowanie rozwiązań niezbędnych do wprowadzenia koncepcji do przedsiębiorstwa.
4. Wdrożenie nowego systemu (w tym podjęcie działań nad pokonaniem barier i lęków dotyczących innowacji).
5. Pozyskanie informacji od klientów na temat restrukturyzacji (zadanie to wykonuje zespół odpowiedzialny za wprowadzenie nowej koncepcji do przedsiębiorstwa).

Jak wynika z powyższego, być może nie jest to prosty proces, jednakże właściwie zdrożony do firmy może w perspektywie czasowej przynieść jej zdecydowany wzrost korzyści w porównaniu do nakładów związanych z jego zastosowaniem.

W praktyce ukierunkowanie organizacji na czas sprowadzać się będzie do tego, że uwaga osób odpowiedzialnych za prawidłową realizację strategii firmy (kierowników na każdym szczeblu organizacji) skupiona będzie na płynnym przebiegu procesów, wykonywaniu zadań oraz, co ważne, na kształtowaniu wysokiej jakości współpracy miedzy poszczególnymi działami firmy, etc. Oznacza to również przeniesieniu uwagi na klienta, czyli na dostrzeżenie, zrozumienie i zaspokojenie jego potrzeb również pod względem punktualności, aktualności i nowości. To m.in. dlatego efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem wymaga określenia jasnych i jednoznacznych celów, opracowania funkcjonalnych planów działania oraz kontroli stopnia ich realizacji. Pamiętajmy, że cele przedsiębiorstwa tak naprawdę stanowią wyzwanie dla wszystkich osób w nim zatrudnionych.

Właściwe określenie celów przedsiębiorstwa leży u źródeł skutecznego zarządzania czasem pracy:

• pomaga skupić się na realizacji konkretnych zadań przez określone działy firmy
• umożliwia stworzenie długookresowych wizji funkcjonowania przedsiębiorstwa
• pozwala na dokonanie symulacji osiągnięć firmy
• pomaga również zorganizować zasoby ludzkie przedsiębiorstwa poprzez przydzielanie konkretnych zadać dla pojedynczych pracowników oraz zwiększeniu ich motywacji do zintensyfikowania ich zaangażowania w kierunku realizacji wspólnego celu

Nie zapominajmy jednak, że wyznaczane cele powinny być precyzyjne, krótkie oraz realistyczne i odnosić się do konkretnych zadań. Pomocne w wyznaczaniu celów dla skutecznego zarządzania czasem pracy mogą być następujące metody: SMART, ALPEN, 20/80 (zasada Pareto), reguła 60/40, prawo Parkinsona, zasada Eisenhowera, o których szerzej wspominam w innych swoich artykułach.

Podsumowując, Time Based Management jest bardzo istotnym obszarem, nad którym powinna pochylić się każda poważnie myśląca o rozwoju firma, która dzięki umiejętności szybkiego reagowania na potrzeby klientów może poszerzyć ich grono i zyskać sobie ich zaufanie oraz zwiększyć swoje zyski. Szybka reakcja na pojawiające się potrzeby klientów, pozwala na błyskawiczne dotarcie do ich najbardziej pożądanej grupy. Co więcej, TBM przyczynia się do znacznego skrócenie czasu pracy przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej jakości usług i produktu, co w konsekwencji prowadzi do zmniejszenia kosztów a również pozyskania zadowolenia odbiorców. A jak wiadomo: zadowolenie klienta w biznesie oznacza umocnienie pozycji marki i wzrost notowań firmy na rynku.

Życzenia Wielkanocne

Metody zarządzania czasem w praktyce

 

Istnieje wiele metod zarządzania czasem – niektóre z nich to dobrze znane większości klasyki gatunku, inne natomiast, często niezwykle nowatorskie, stanowią kontrowersyjną alternatywę dla tradycyjnych rozwiązań. Sam „ojciec” technik zarządzania Peter Drucker uważa, że wszelkie metody zarządzania czasem powinny pomagać w procesie osiągania celów zawodowych i osobistych pracowników firm a tym samym zwiększać skuteczność działania całego przedsiębiorstwa. 

Poniżej prezentuję kilka najbardziej użytecznych technik zarządzania czasem, które z pewnością pomogą Ci zapanować nad czasem w pracy.

Metoda ABC
ABC jest jednym z najskuteczniejszym sposobów zarządzania czasem - opiera się na regule Pareto i jej głównym założeniem jest dokonanie podziału przydzielonych nam zadań według ważności. 

Przewiduje ona trzy etapy prac:

1 ETAP:  

Opracowanie pisemnej listy wszystkich zadań, które chcemy wykonać w określonym czasie.  

2 ETAP: 

 Nadanie każdemu z opisanych działań odpowiedniego priorytetu A, B, lub C (w wyniku czego powstaną trzy odrębne grupy zadań o określonej wadze która będzie determinowała kolejność ich wykonywania: 

•  Grupa A - to bardzo ważne czynności, których nie możesz delegować innym osobom. Stanowią one około 15% wszystkich działań, jednak wpływają aż na 65% wydajności.
•  Grupa B - to zadania ważne, ale nie priorytetowe, których wykonanie częściowo, jeśli istnieje taka możliwość, możesz zlecić komuś innemu (np. podwładnemu, członkowi zespołu, którego jesteś liderem)
•  Grupa C - to zadania mało ważne, których realizację możesz odłożyć na później lub bez obawy delegować innej osobie (np. potwierdzenie rezerwacji sali konferencyjnej, śmiało można to zadanie zlecić sekretarce, asystentce, a nawet stażyście czy praktykantowi).

3 ETAP:  

Zaplanowanie dnia pracy. W tym celu możesz posłużyć się dostępnymi narzędziami do zarządzania czasem, jak np. elektroniczny terminarz, gdzie rozpiszesz w godzinach plan dnia. Najlepiej wykonać kilkudniowy plan pracy, który warto, z uwagi na różne nieprzewidziane okoliczności, codziennie monitorować i dokonywać w nim drobnych korekt (np. możesz wypracować w sobie nawyk kończenia dnia pracy na weryfikacji planu na następny dzień).

Matryca Priorytetów
Następną, równie popularną, metodą skutecznego zarządzania czasem jest matryca opracowana przez amerykańskiego generała Dwight D. Eisenhowera, który zasłynął nie tylko ze swojej mądrości, ale również (a może przede wszystkim) ze świetnego zarządzania własnym czasem. Metoda ta opiera się na dwóch paradygmatach: ważności i pilności opisanych w 4 polach.

Kwadrat Eisenhowera dzielimy na 4 części:
1. Zadania pilne i ważne – „Zarządzam kryzysami”

•  sprawy naglące
•  sprawy kryzysowe
•  sprawy „na wczoraj”
•  skutki zaniedbania (efekt niewykonanych wcześniej zadań)

2. Zadania ważne, ale niepilne – „Zarządzam samym sobą”

•  zapobieganie, planowanie, szukanie możliwości
•  przygotowania do ważnego ale odległego projektu
•  budowanie relacji z innymi
•  rekreacja, ćwiczenia fizyczne
•  regularna praca nad sobą i własnym rozwojem

3. Zadania pilne, ale nieważne – „Zarządzam priorytetami innych osób”

•  niektóre telefony
•  błahe sprawy naglące
•  niektóre spotkania
•  czyli te czynności, które dla nas samych mogą wydawać się nieistotne, natomiast dla innych będą miały duże znaczenie (np. uregulowanie rachunków)

4. Zadania niepilne i nieważne – „Zarządzam pożeraczami czasu”

•  przyjemności (np. gry komputerowe, czaty, przerwy na „kawkę i papieroska”)
•  złodzieje czasu (np. niezapowiedziane wizyty, bałaganiarstwo, lenistwo)
•  niektóre maile (np. przeglądanie folderu SPAM)

Metoda „Pomodoro”
Twórcą tej techniki jest Włoch, Francesco Cirillo, nazwa, zaś, pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Jest to bardzo prosta technika zarządzania czasem, którą możesz zastosować praktycznie od zaraz.

Narzędzia, które musisz posiadać:

1. lista zadań – w formie papierowej lub elektronicznej
2. długopis – niepotrzebny, jeśli posiadasz listę w formie elektronicznej
3. czasomierz kuchenny – lub każde inne urządzenie, które wyda z siebie jakiś dźwięk za 25 minut.

Główną zasadą jest podział czasu pracy na 25-minutowe odcinki czasu (tzw. Pomodoro). W każdym Pomodoro skupiać się będziesz wyłącznie na jednej czynności, którą w wyznaczonym czasie postarasz się wykonać od początku do końca. Kiedy zadzwoni budzik, należy skończyć pracę i zrobić sobie 5 minut przerwy. Pamiętaj, aby po każdych 4 cyklach zrobić sobie dłuższą przerwę. 

Wg propagatorów „Pomodoro” takie 25-minutowe cykle skupienia pozwalają na całkowite oddanie się danemu zadaniu. W trakcie pracy warto obserwować siebie i otoczenie, by sprawdzić, czy podczas sesji nie dzieje się nic takiego, co może Cię rozpraszać i powodować wydłużenie pracy nad danym zadaniem. Technika ta może dać Ci pewne wyobrażenie o tym, jak długo potrafisz pozostać w stanie maksymalnego skupienia nad jednym zadaniem. Pamiętaj: choć pozornie te 25 minut wydaje się być chwilą, to pozostanie skupionym przez ten czas może okazać się trudne. 

A jeśli z różnych względów zastosowanie w/w metod wyda Ci się zbyt trudne, postaraj się zapamiętać kilka następujących zasad:

• Naucz się planować (zaplanuj każdy swój dzień)
• Codziennie sporządzaj plan w formie pisemnej (pomoże Ci to nie tylko wzmocnić motywację do działania, ale również odciążysz pamięć)
• Zawsze określaj hierarchię ważności planowanych zadań
• Zawsze zaczynaj pracę od wykonania najważniejszych czynności
• Zapanuj nad pożeraczami czasu
• Systematycznie kontroluj wykonanie planu dnia
• Codziennie znajdź czas na aktywny odpoczynek (wyjdź na spacer, spotkaj się ze znajomymi)
• Bądź konsekwentny w realizacji planu a na odstępstwa pozwalaj sobie tylko w wyjątkowych sytuacjach
• Naucz się asertywnie odmawiać (głównie w sytuacjach, kiedy czujesz, że ktoś chce się Tobą wyręczyć)
• Rozwijaj swoje umiejętności każdego dnia!

I niech słowa Henryka Bienioka staną się od dziś także i Twoim mottem: 

„Zarządzanie czasem polega na świadomym przekształcaniu próżniactwa, a także pracy bezużytecznej, zbyt intensywnej i wyniszczającej w pracę planową i zorganizowaną, zapewniającą osobisty sukces i zadowolenie”