Metody zarządzania czasem w praktyce

 

Istnieje wiele metod zarządzania czasem – niektóre z nich to dobrze znane większości klasyki gatunku, inne natomiast, często niezwykle nowatorskie, stanowią kontrowersyjną alternatywę dla tradycyjnych rozwiązań. Sam „ojciec” technik zarządzania Peter Drucker uważa, że wszelkie metody zarządzania czasem powinny pomagać w procesie osiągania celów zawodowych i osobistych pracowników firm a tym samym zwiększać skuteczność działania całego przedsiębiorstwa. 

Poniżej prezentuję kilka najbardziej użytecznych technik zarządzania czasem, które z pewnością pomogą Ci zapanować nad czasem w pracy.

Metoda ABC
ABC jest jednym z najskuteczniejszym sposobów zarządzania czasem - opiera się na regule Pareto i jej głównym założeniem jest dokonanie podziału przydzielonych nam zadań według ważności. 

Przewiduje ona trzy etapy prac:

1 ETAP:  

Opracowanie pisemnej listy wszystkich zadań, które chcemy wykonać w określonym czasie.  

2 ETAP: 

 Nadanie każdemu z opisanych działań odpowiedniego priorytetu A, B, lub C (w wyniku czego powstaną trzy odrębne grupy zadań o określonej wadze która będzie determinowała kolejność ich wykonywania: 

•  Grupa A - to bardzo ważne czynności, których nie możesz delegować innym osobom. Stanowią one około 15% wszystkich działań, jednak wpływają aż na 65% wydajności.
•  Grupa B - to zadania ważne, ale nie priorytetowe, których wykonanie częściowo, jeśli istnieje taka możliwość, możesz zlecić komuś innemu (np. podwładnemu, członkowi zespołu, którego jesteś liderem)
•  Grupa C - to zadania mało ważne, których realizację możesz odłożyć na później lub bez obawy delegować innej osobie (np. potwierdzenie rezerwacji sali konferencyjnej, śmiało można to zadanie zlecić sekretarce, asystentce, a nawet stażyście czy praktykantowi).

3 ETAP:  

Zaplanowanie dnia pracy. W tym celu możesz posłużyć się dostępnymi narzędziami do zarządzania czasem, jak np. elektroniczny terminarz, gdzie rozpiszesz w godzinach plan dnia. Najlepiej wykonać kilkudniowy plan pracy, który warto, z uwagi na różne nieprzewidziane okoliczności, codziennie monitorować i dokonywać w nim drobnych korekt (np. możesz wypracować w sobie nawyk kończenia dnia pracy na weryfikacji planu na następny dzień).

Matryca Priorytetów
Następną, równie popularną, metodą skutecznego zarządzania czasem jest matryca opracowana przez amerykańskiego generała Dwight D. Eisenhowera, który zasłynął nie tylko ze swojej mądrości, ale również (a może przede wszystkim) ze świetnego zarządzania własnym czasem. Metoda ta opiera się na dwóch paradygmatach: ważności i pilności opisanych w 4 polach.

Kwadrat Eisenhowera dzielimy na 4 części:
1. Zadania pilne i ważne – „Zarządzam kryzysami”

•  sprawy naglące
•  sprawy kryzysowe
•  sprawy „na wczoraj”
•  skutki zaniedbania (efekt niewykonanych wcześniej zadań)

2. Zadania ważne, ale niepilne – „Zarządzam samym sobą”

•  zapobieganie, planowanie, szukanie możliwości
•  przygotowania do ważnego ale odległego projektu
•  budowanie relacji z innymi
•  rekreacja, ćwiczenia fizyczne
•  regularna praca nad sobą i własnym rozwojem

3. Zadania pilne, ale nieważne – „Zarządzam priorytetami innych osób”

•  niektóre telefony
•  błahe sprawy naglące
•  niektóre spotkania
•  czyli te czynności, które dla nas samych mogą wydawać się nieistotne, natomiast dla innych będą miały duże znaczenie (np. uregulowanie rachunków)

4. Zadania niepilne i nieważne – „Zarządzam pożeraczami czasu”

•  przyjemności (np. gry komputerowe, czaty, przerwy na „kawkę i papieroska”)
•  złodzieje czasu (np. niezapowiedziane wizyty, bałaganiarstwo, lenistwo)
•  niektóre maile (np. przeglądanie folderu SPAM)

Metoda „Pomodoro”
Twórcą tej techniki jest Włoch, Francesco Cirillo, nazwa, zaś, pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Jest to bardzo prosta technika zarządzania czasem, którą możesz zastosować praktycznie od zaraz.

Narzędzia, które musisz posiadać:

1. lista zadań – w formie papierowej lub elektronicznej
2. długopis – niepotrzebny, jeśli posiadasz listę w formie elektronicznej
3. czasomierz kuchenny – lub każde inne urządzenie, które wyda z siebie jakiś dźwięk za 25 minut.

Główną zasadą jest podział czasu pracy na 25-minutowe odcinki czasu (tzw. Pomodoro). W każdym Pomodoro skupiać się będziesz wyłącznie na jednej czynności, którą w wyznaczonym czasie postarasz się wykonać od początku do końca. Kiedy zadzwoni budzik, należy skończyć pracę i zrobić sobie 5 minut przerwy. Pamiętaj, aby po każdych 4 cyklach zrobić sobie dłuższą przerwę. 

Wg propagatorów „Pomodoro” takie 25-minutowe cykle skupienia pozwalają na całkowite oddanie się danemu zadaniu. W trakcie pracy warto obserwować siebie i otoczenie, by sprawdzić, czy podczas sesji nie dzieje się nic takiego, co może Cię rozpraszać i powodować wydłużenie pracy nad danym zadaniem. Technika ta może dać Ci pewne wyobrażenie o tym, jak długo potrafisz pozostać w stanie maksymalnego skupienia nad jednym zadaniem. Pamiętaj: choć pozornie te 25 minut wydaje się być chwilą, to pozostanie skupionym przez ten czas może okazać się trudne. 

A jeśli z różnych względów zastosowanie w/w metod wyda Ci się zbyt trudne, postaraj się zapamiętać kilka następujących zasad:

• Naucz się planować (zaplanuj każdy swój dzień)
• Codziennie sporządzaj plan w formie pisemnej (pomoże Ci to nie tylko wzmocnić motywację do działania, ale również odciążysz pamięć)
• Zawsze określaj hierarchię ważności planowanych zadań
• Zawsze zaczynaj pracę od wykonania najważniejszych czynności
• Zapanuj nad pożeraczami czasu
• Systematycznie kontroluj wykonanie planu dnia
• Codziennie znajdź czas na aktywny odpoczynek (wyjdź na spacer, spotkaj się ze znajomymi)
• Bądź konsekwentny w realizacji planu a na odstępstwa pozwalaj sobie tylko w wyjątkowych sytuacjach
• Naucz się asertywnie odmawiać (głównie w sytuacjach, kiedy czujesz, że ktoś chce się Tobą wyręczyć)
• Rozwijaj swoje umiejętności każdego dnia!

I niech słowa Henryka Bienioka staną się od dziś także i Twoim mottem: 

„Zarządzanie czasem polega na świadomym przekształcaniu próżniactwa, a także pracy bezużytecznej, zbyt intensywnej i wyniszczającej w pracę planową i zorganizowaną, zapewniającą osobisty sukces i zadowolenie”

Jak skutecznie zarządzać swoim czasem w pracy?

Człowiek z natury dąży do podporządkowania sobie świata. Niestety w tej walce wciąż przegrywa z czasem, który jest chyba jedną z nielicznych rzeczy, na którą człowiek nie ma wpływu. Dowiedz się, jak efektywnie zarządzać swoim czasem w pracy, by osiągnąć sukces na gruncie zawodowym.

Każdy z nas pewnie zna tę historię: Niezależnie od tego, co zrobimy lub czego nie będziemy robić, czas i tak będzie płynął swoim tempem. Nie da się go zatrzymać, cofnąć ani w magiczny sposób wydłużyć, a terminy wciąż nas gonią. Dlatego właśnie efektywne zarządzanie swoim czasem w pracy odgrywa bodaj kluczową rolę w obszarze zawodowym. Jeśli nie jesteś w stanie wyczarować kilku dodatkowych godzin czy dni na realizację określonego zadania, to zapewniam Cię, że masz realną możliwość zwiększenia własnej efektywności poprzez umiejętne gospodarowanie czasem. Warto posiąść wiedzę, jak tego dokonać.

Współczesny świat cechuje nieustanny pośpiech a panujące w nim trendy wymuszają na nas pewne zachowania i konieczność dostosowania się do jego pędu. Jak często możesz stwierdzić, że masz wystarczająco dużo czasu, aby spokojnie wykonać wszystkie przydzielone Ci zadania? Rzadko. Zazwyczaj dzieje odwrotnie: czas w niewytłumaczalny sposób się skraca a obowiązków wciąż przybywa. Z pomocą w takich sytuacjach przychodzi umiejętność zarządzania swoim czasem w pracy. Nie wpadaj w panikę i nie myśl, że nie uda Ci się załatwić wszystkich spraw w terminie – nabierz pewności, że zawsze w takich momentach znajdziesz czas na realizację najważniejszych zadań. Wystarczy tylko sprawom przydzielić odpowiednie priorytety. Zapamiętaj sobie, że dobry plan to podstawa terminowego wykonania zadań.

Jak przygotować efektywny plan pracy? 

Oto 5 kroków, które należy wykonać w tym celu: 

1. Określ, jaki cel masz do zrealizowania (czyli co chcesz osiągnąć w efekcie podjętych działań).
2. Zaplanuj poszczególne etapy swoich działań (bardzo pomagają w tym narzędzia wspomagające zarządzanie czasem i zadaniami np. kalendarze, CRM-y, etc.). 
3. Ustal priorytety i podejmij decyzje dotyczące kolejności ich wykonywania (w tym celu możesz zastosować podstawową technikę sugerującą prosty podział wszystkich planowanych czynności na 4 grupy: a) ważne i pilne; b) ważne, ale nie tak pilne; c) pilne, ale nie tak ważne; oraz d) mało pilne i mało ważne). 
4. Z zaangażowaniem przystąp do realizacji swojego planu. 
5. Regularnie kontroluj postępy w działaniu.

To naprawdę nie jest skomplikowane – najgorsze są początku, później będziesz robić pewne rzeczy wręcz machinalnie. Najważniejsze, by wypracować w sobie nawyk metodycznego podejścia do realizacji poszczególnych zadań. Jeśli jednak wciąż jeszcze nie masz przekonania co do tego, że planowanie i efektywne zarządzanie swoim czasem w pracy przynosi wymierne korzyści, spróbuj szczerze odpowiedzieć sobie na następujące pytanie: „Jak bardzo stresuję się w sytuacji, kiedy próbuję wykonać powierzone mi zadanie w wyznaczonym terminie bez planu i w związku z tym trochę chaotycznie?”

UWAGA: stres towarzyszący konieczności dotrzymania terminu, bardzo często przyczynia się do tego, że pracownik staje się mniej wydajny, w skrajnych przypadkach może powodować totalną blokadę. Wysoki poziom stresu, co zostało naukowo dowiedzione, powoduje spadek motywacji i kreatywności, działa wręcz destrukcyjnie na jednostkę, wywołując w niej stan utraty poczucia kontroli, co w konsekwencji odbija się na jakości pracy i prowadzi do zmniejszenia wydajności pracownika.

Cel – plan – działanie: czyli trinum perfectum zarządzania czasem

Jaki już wspominałam, najważniejszym elementem efektywnego zarządzania czasem jest określenie celu, do którego będziemy dążyć. To on będzie determinował kierunki naszego działania.

Popularnym narzędziem, które pomaga w wyznaczaniu celów jest reguła SMART. Jej nazwa pochodzi od pierwszych liter angielskich słów opisujących dobrze sformułowany cel: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timely.

Wg reguły SMART dobrze sformułowany cel powinien być:  

1. Specyficzny i konkretny - Czyli najkonkretniej jak to się tylko da, kreśl: co chcesz osiągnąć, po co chcesz to osiągnąć i, w końcu, w jaki sposób możesz to osiągnąć.  
2. Mierzalny - Każdy cel musi mieć swój wskaźnik, na podstawie którego będzie możliwe dokonanie oceny jego realizacja (czyli musisz tak sformułować swój cel, aby można było liczbowo wyrazić stopień jego realizacji). W tym celu spróbuj ustalić kryterium, po którym poznasz, że cel został osiągnięty. 
3. Osiągalny – Innymi słowy: cel musi być wykonalny. Pamiętaj, że zbyt wysoko postawiona poprzeczka bardzo szybko może wywołać w Tobie stan zniechęcania do realizacji celu. Aby tego uniknąć, spróbuj sprecyzować, co jeszcze, oprócz czasu, będzie Ci potrzebne do osiągnięcia celu. Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań, czy rozdzieleniem zadań pomiędzy swoich współpracowników, sprawdź czy dysponujesz wystarczającymi zasobami, by ten cel osiągnąć. 
4. Odpowiedni, właściwy – Pamiętaj o tym, że każdy cel powinien być zaakceptowany przez wszystkie osoby, które będą zaangażowane w jego wykonanie, inaczej nie zechcą one podjąć wysiłku w kierunku jego osiągnięcia. Planując przedsięwzięcie, staraj się mieć na względzie motywacje do realizacji celu, powody, dla których jego realizacja będzie dla Ciebie (i pracowników) ważna i czy cel jest spójny z naszymi wartościami.
5. Terminowy, osadzony w czasie – cel powinien mieć dokładnie określone ramy czasowe, w jakich planujesz go osiągnąć.

Teraz, kiedy już wiesz, jak konstruować funkcjonalne plany, poznaj 3 podstawowe reguły zarządzania czasem: 

Reguła Parkinsona: 

„Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie” (tak właśnie brzmi prawo, którego autorem jest Cyril Northcote Parkinson). Reguła ta mówi o tym, że dana czynność zajmie dokładnie tyle czasu, ile sobie założysz i najlepiej sprawdza się w przypadku tych czynności, które wykonujesz samodzielnie i masz na nie wpływ. W praktyce niestety oznacza to nic innego, jak odkładanie koniecznych do wykonania czynności na tzw. „ostatnią chwilę”. Bywa więc, że plan opracowany zgodnie z w/w regułą posiada wiele wad i zrujnować go mogą pierwsze z brzegu nieprzewidziane okoliczności, na które nie masz wpływu. Np. w Twoim planie na realizację pewnego zadania przewidziane zostało 1,5 godziny, niestety w wyniku nieprzewidzianych okoliczności (np. odcięcia dopływu prądu, korków, wypadku, etc.) wykonanie wydłużyło się do 3 godzin. W konsekwencji spowodowało to znaczne przesunięcia w realizacji kolejnych zadań. Przydatna okazuje się wówczas reguła 60:40. 

Reguła 60:40: 

Mówi o tym, że nie należy planować całego czasu pracy, jakim się dysponuje, a zaplanować tylko określoną jego część – czyli wspomniane 60%. Tę część możesz przeznaczyć na realizację poszczególnych zadań (np. wykonanie telefonu do klienta, przygotowanie oferty handlowej, opracowanie biznesplanu, etc.). Pozostałe 40% czasu należy zarezerwować na czynności nieoczekiwane i spontaniczne. W/w reguła zakłada, że planowanie 100% czasu nie ma sensu, ponieważ zawsze, czy tego chcemy czy nie, pojawiają się nieprzewidziane sytuacje, drobne wypadki i zdarzenia, które musisz wziąć pod uwagę, aby się nie przeliczyć w realnym planowaniu. Dlatego właśnie zaleca się pozostawienie zapasu czasu na nieuwzględnione w żadnym planie czynności, które mogą się przytrafić nawet przy wykonywaniu najbardziej pilnego zadania.  

Reguła Pareto (inaczej reguła 80/20):  

Mówi o tym, że 80% efektów wywołane jest przez 20% przyczyn (np. 80% sukcesów osiąganych przez firmę, wynika z 20% działań podejmowanych przez jej pracowników). Reguła Pareto umożliwia ustalanie priorytetów i ułatwia organizację czasu pracy, dzięki czemu możliwe jest osiągnięcie maksymalnych wyników w minimalnym czasie.

Pożeracze czasu – czyli o tym, jak tracimy cenne minuty i godziny

Jeśli chcesz dobrze zorganizować swój dzień pracy, unikaj drobnych pożeraczy czasu. Takim pożeraczem może być cokolwiek: prywatna wiadomość w skrzynce, telefony od bliskiej osoby, która akurat się nudzi, portale społecznościowe, narzekania koleżanki zza biurka, która oczekuje od Ciebie zaangażowania w jej problemy, etc. Słowem, największą stratą czasu jest robienie rzeczy niepotrzebnych. Dlatego warto zrewidować osobiste nawyki, zwłaszcza, że zarządzanie czasem to tak naprawdę zarządzanie sobą.

Niżej znajduje się lista najbardziej znanych pożeraczy czasu, z którymi należy bezwzględnie walczyć (sprawdź, które z nich towarzyszą Twojej pracy): 

• Mgliste cele oraz brak priorytetów. 
• Brak planu pracy. 
• Uleganie presji tzw. spraw pilnych i bieżących.
• Brak ściśle określonych terminów. 
• Odkładanie ważnych spraw i decyzji na potem. 
• Niezapowiedziani goście. 
• Nic nie wnoszące telefony, SMS-y i e-maile, które nagminnie uprzykrzają nam życie. 
• Jałowe narady, spotkania i różne pogawędki. 
• Brak asertywności i nieumiejętność powiedzenia „nie” wtedy, gdy potrzeba.
• Brak samodyscypliny. 
• Słomiany zapał i niedoprowadzanie spraw do końca. 
• Brak entuzjazmu w pracy i słaba motywacja do realnego wysiłku. 
• Bałaganiarstwo oraz nieustanne marnowanie czasu na poszukiwanie dokumentów w stertach nieuporządkowanych lub zbędnych papierów. 
• Niepunktualność własna i osób trzecich. 
• Pośpiech, zdenerwowanie i zniecierpliwienie. 
• Brak umiaru w korzystanie z używek (kawa, papierosy etc.). 
• Bawienie się komputerem. 
• Lenistwo.
• Żądza zdobycia informacji o wszystkim i o wszystkich oraz tzw. potrzeba bycia „na bieżąco”.

Pamiętaj: Zarządzanie czasem jako takim nie istnieje, gdyż czasu jako zjawiska nie da się okiełznać. Istnieje za to zarządzanie sobą, podejmowanymi czynnościami i decydowanie o priorytetach. Umiejętność zaś zarządzania w/w obszarami jest jednym z elementów, dzięki którym możesz osiągnąć sukces zawodowy. Aby tego dokonać, staraj się wyznaczać sobie realne cele i konkretne, osadzone w czasie plany ich realizacji. Z pewnością bardzo pomocne będzie również wyeliminowanie wszelkich pożeraczy czasu, asertywność oraz zapał i konsekwencja w dążeniu do rezultatu.