Letni business dress code - znasz?

Lipiec kojarzy się nam z wakacjami, niestety nie wszyscy z nas mogą liczyć na powiew świeżej nadmorskiej bryzy, gdyż z powodu obowiązków zawodowych "utknęli" w biurach. Dla nich (nawet, jeśli pracują w klimatyzowanym biurze) dyskomfort związany z formalnym strojem i tak daje się we znaki. Czy wiecie, jak stosownie ubierać się do pracy podczas upałów?

Wiele osób zastanawia się nad tym, jak sobie radzić w upalne, letnie dni w pracy. Jak dobrać adekwatny do pogody i stanowiska strój, który będzie zarówno wygodny, jak i stosowny, nieodbiegający od przyjętych norm. Bo, pamiętajmy, że nie każdy z nas może pozwolić sobie na nieformalny, luźny strój w swojej pracy. Istnieją takie zawody, takie branże i stanowiska, gdzie bez względu na aurę obowiązuje profesjonalny look. 

Oczywiście "kreatywni", programiści czy osoby niezajmujące się kontaktem z klientami prawdopodobnie (zwłaszcza latem) nie będą wciskały się w biurowy uniform, który może krepować ich ruchy. Inaczej rzecz się ma w przypadku osób zatrudnionych w strefie tzw. front-office (czyli obszarze działalności przedsiębiorstwa lub instytucji związanym bezpośrednio z klientami; np. marketing, sprzedaż, serwis, polityka, rzecznik prasowy, etc.).

Pamiętajmy: niezależnie od stanowiska, jakie piastujemy, jesteśmy reprezentantami firmy i niezależnie od tego, czy obowiązuje w niej określony dress code czy też nie, do pracy powinniśmy ubierać się adekwatnie do naszego stanowiska, ale również tak, aby nasz stój wyrażał szacunek wobec innych. Oczywiście nikomu nie zabronię manifestowania strojem własnych poglądów czy siebie, ale warto w tym momencie wspomnieć, że zbyt ekstrawaganckie lub kuse ubranie raczej nie pomoże nam w kreowaniu image'u profesjonalisty.

JAK ZATEM UBIERAĆ SIĘ LATEM, BY NIE ZWARIOWAĆ Z GORĄCA? 

Warto zapamiętać sobie kilka bazowych zasad, które pomogą nam uniknąć wpadek i posądzania nas o brak znajomości podstaw biznesowego savoir vivre'u.

Zacznijmy od panów, gdyż oni mają zdecydowanie trudniej...

Długi czy krótki rękaw?
Panowie, zapomnijcie o koszulach z krótkim rękawem - chyba, że nie zależy wam na tym, iż (mimowolnie) osoby, z którymi się kontaktujecie, mogą, spoglądając na was, mieć skojarzenia z pracownikami MPK, PKP, czy ochroniarzami z marketów. Owszem, koszule z krótkim rękawem są wygodne, ale z pewnością nie dodają stylu w biznesie. Doskonale sprawdzają się za to w trakcie nieformalnych spotkań czy wypadów z przyjaciółmi do pubu (w połączeniu z dobrze skrojonymi dżinsami czy bawełnianymi lub lnianymi spodniami będą prezentowały się bardzo korzystnie). 

Biznesowo natomiast: koniecznie długi rękaw, który, w sytuacji kiedy zdejmiecie marynarkę, podwinięty będzie będzie prezentował się dużo lepiej niż krótki. Doda wam więcej szyku.

Jaki materiał?
W trakcie upałów warto zadbać o to, aby nasze ubrania wykonane były z odpowiedniej tkaniny: letnie koszule, garnitury czy garsonki, powinny być wykonane z naturalnych włókien i jak najlżejsze (cieknie, przewiewne materiały). Dlatego warto zaopatrzyć się w kilka uniformów adekwatnych do pory roku. Zwłaszcza latem, kiedy upały dają się każdemu we znaki. Naprawdę nie warto przy 30 stopniowej temperaturze kisić się w zimowym garniturze, zdecydowanie wygodniej i przyjemniej będzie się panom pracowało w uniformach wykonanych z lekkich (cienkich) mieszanek wełny, bawełny, moheru, lnu i jedwabiu. 

Ciekawostka: garnitur wykonany z lnu szybko się gniecie przez co, na przekór pierwotnym założeniem, możecie sprawiać wrażenie osób niechlujnych.

Jakie buty?
Najlepsze będą lekkie, skórzane męskie pantofle. W takich butach spędzamy co najmniej 8 godzin w ciągu całego dnia pracy a zatem niezwykle istotne jest, aby buty w środku wyściełane były w całości naturalną skórą (sztuczne materiały zwiększają potliwość stóp, mogą też przyczynić się do powstania odparzeń czy grzybic).

Trochę bardziej na luzie ale wciąż biznesowo...
Panowie, jeśli tylko nie muszą wciskać się w garnitur, mogą założyć letnie spodnie wykonane z przewiewnego materiału, o prostych nogawkach i z ukrytymi kieszeniami (tzw. spodnie chinos, które są bardzo praktyczne i dobrze się prezentują). Świetnie do nich pasuje lekka sportowa marynarka bez podszewki. Dodatkowo do takiego zestawu można śmiało ubrać koszulkę polo i letnie obuwie (np. mokasyny).

A jak wygląda letni dress code pań?
Szczęśliwie się składa, że kobiety są w tej uprzywilejowanej sytuacji i mają zdecydowanie większe pole do popisu (i fantazji) jeśli chodzi o ubiór do pracy. Istnieje cała gama strojów pasujących do biznesowych spotkań: począwszy od letnich garsonek, bliźniaków z cienkiej dzianiny, poprzez wiele fasonów letnich sukienek z rękawkami, koszulek na ramiączkach pod żakiet, do koszul czy bluzek noszonych bez marynarki w zestawieniu z prostymi ołówkowymi spódnicami lub jasnymi ładnie skrojonymi spodniami. Jak widać, możliwości mamy wiele i tylko od nas zależy czy będziemy wyglądały gustownie i z klasą, czy może jednak nie z powodu np. zbyt krzykliwych dodatków, wzorów i kolorów lub za mocnego makijażu czy niezachowania umiaru w odkrywaniu ciała.

Czy pamiętacie sztywną zasadę noszenia rajstop i butów z zakrytymi palcami?
Na szczęście dla pań zasady dress code'u uległy w ostatnich latach lekkiej modyfikacji i wiele firm zrezygnowało z tego wymogu, choć wciąż istnieją takie stanowiska i takie dziedziny biznesu, w których jest to absolutnie konieczne. W chwili obecnej dopuszcza się także możliwość odsłaniania palców (oczywiście nie mówię tu o sandałkach składających się z podeszwy i zaledwie kilku cieniutkich paseczków). Istnieje masa eleganckich czółenek, które nie zakrywają całej stopy.

A co z kolorem?
Na pewno nie czerń (tę zachowajmy sobie na zimę - latem będzie nadawała naszemu strojowi niepotrzebnej ciężkości). Do kolejnych pór roku przypisane są odpowiednie kolory, które dobrze się prezentują na tle aktualnej aury. Latem preferowane są jasne kolory (głównie z tego względu, że w przeciwieństwie do ciemnych, nie przyciągają promieni słonecznych). Najefektowniej latem wyglądają połączenia bieli z granatem (to dla zwolenników klasyki), bądź połączenia odcieni beżu, szarości i błękitu - jako podstawa stroju. A więc garnitur, czy garsonka w tym kolorze będzie idealnie spełniała zasady letniego biznesowego dress code'u. Do nich możemy dobrać wiele ciekawych dodatków w innych kolorach, by ożywić całość. Mała uwaga: panowie, biały kolor wykorzystujcie tylko jako akcent, dodatek, nigdy jako podstawa stroju (czyli garnitur).

Warto, aby zarówno panie, jak i panowie pamiętali o odpowiednim doborze materiału. Lekkie i zwiewne tkaniny zapewnią nam większy komfort w radzeniu sobie z upałem w biurze. Warto też pamiętać o tym, aby nasze ubrania nie były zbyt obcisłe, gdyż wówczas nasza skóra nie będzie oddychała i będziemy się (chcąc nie chcąc) pocić.

Nowoczesne trendy zarządzania czasem w przedsiębiorstwie

Aby przedsiębiorstwo sprawnie prosperowało, niezbędne jest umiejętne zarządzanie posiadanymi przez nie zasobami – w tym również czasem. Czy znasz już nowoczesne koncepcje zarządzania czasem pracy w firmie?

W obecnych czasach pogoni za zyskiem i skutecznym działaniem coraz bardziej widoczna staje się potrzeba stosowania nowoczesnych, procesowych oraz holistycznych metod zarządzania czasem pracy w przedsiębiorstwie. Dynamika rynku (czyli wszelkie zjawiska i problemy pojawiające się w bliższym lub dalszym otoczeniu firmy takie, jak np.: transformacje rynków zbytu, skracanie cyklu życia produktów, skracanie cyklu przygotowania nowych wyrobów, postępująca produktywność, krótkie terminy realizacji  usług, nasycenie rynku, etc.) zmusza przedsiębiorstwo do dokonania analizy jego rynkowej sytuacji a w konsekwencji do opracowania planu dostosowania się do nowych warunków panujących na rynku np. do zmiany strategii czy struktury firmy, modyfikacji lub wprowadzenia nowych produktów bądź usług, skrócenia czasu produkcji i innych procesów zachodzących w firmie, które mają swój udział w osiąganiu zysków.  Ogólna tendencja zakłada, że w/w zmiany mają być dokonywane błyskawicznie lub  co najmniej szybciej niż działo się to dotychczas. A zatem czas będzie tu zawsze istotnym czynnikiem konkurencyjności firmy. Nic więc dziwnego, że coraz większą popularność zdobywa metoda TBM.

TBM, czyli Time Based Management - to stosunkowo nowa i wizjonerska koncepcja zarządzania w oparciu o czas, u której podstaw leży efektywne wykorzystanie czasu w przedsiębiorstwie (np. w celu szybszego rozwoju nowych produktów i wprowadzeniu ich na rynek, zwiększenia zysków, etc.). Czas jest tutaj kluczową wartością, wokół której buduje się cały system zarządzania procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie i planowanymi wynikami firmy. Załóżmy, że mamy napięte terminy i zależy nam na uzyskaniu danej usługi jak najszybciej. Który usługodawca w takiej sytuacji wyda się nam być bardziej atrakcyjny? Oczywiście ten gwarantujący nam najkrótszy czas realizacji usługi. Warto pamiętać więc o tym, że jeśli czas ma dla nas znaczenie, to jesteśmy w stanie zapłacić wyższą cenę za dany produkt czy usługę – mając w/w na uwadze, wiele firm bardzo skutecznie wykorzystuje czas w celu osiągnięcia przewagi konkurencyjnej na rynku.

Niżej przedstawiam kluczowe orientacje, na których skupia się Time Based Management:

• orientacja na czynnik ilościowy - tzw. korzyści skali (czyli zmniejszenie się przeciętnych długookresowych kosztów całkowitych w miarę zwiększenia skali produkcji)
• orientacja na zespół (posiadanie wykwalifikowanej kadry skłonnej do uczenia się i zdobywania nowych kompetencji w celu zwiększenia swojej efektywności)
• orientacja na wartości
• orientacja na procesy (ich jakość i sprawny przebieg)

Koncepcja TBM została stworzona przez specjalistów Boston Consulting Group, wg której wprowadzenie do przedsiębiorstwa koncepcji TBM przebiega w pięciu fazach:

1. Powołanie zespołu projektowego, przeprowadzenie porównania, sformułowanie celów i w końcu przedstawienie projektu działania – tzw. faza ustaleń wstępnych.
2. Zdefiniowanie i analiza procesów gospodarczych, dokonanie diagnozy stanu obecnego firmy oraz ustalenie potencjału czasu podlegającego redukcji – tzw. faza „zrozumienia systemu”.
3. Opracowanie rozwiązań niezbędnych do wprowadzenia koncepcji do przedsiębiorstwa.
4. Wdrożenie nowego systemu (w tym podjęcie działań nad pokonaniem barier i lęków dotyczących innowacji).
5. Pozyskanie informacji od klientów na temat restrukturyzacji (zadanie to wykonuje zespół odpowiedzialny za wprowadzenie nowej koncepcji do przedsiębiorstwa).

Jak wynika z powyższego, być może nie jest to prosty proces, jednakże właściwie zdrożony do firmy może w perspektywie czasowej przynieść jej zdecydowany wzrost korzyści w porównaniu do nakładów związanych z jego zastosowaniem.

W praktyce ukierunkowanie organizacji na czas sprowadzać się będzie do tego, że uwaga osób odpowiedzialnych za prawidłową realizację strategii firmy (kierowników na każdym szczeblu organizacji) skupiona będzie na płynnym przebiegu procesów, wykonywaniu zadań oraz, co ważne, na kształtowaniu wysokiej jakości współpracy miedzy poszczególnymi działami firmy, etc. Oznacza to również przeniesieniu uwagi na klienta, czyli na dostrzeżenie, zrozumienie i zaspokojenie jego potrzeb również pod względem punktualności, aktualności i nowości. To m.in. dlatego efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem wymaga określenia jasnych i jednoznacznych celów, opracowania funkcjonalnych planów działania oraz kontroli stopnia ich realizacji. Pamiętajmy, że cele przedsiębiorstwa tak naprawdę stanowią wyzwanie dla wszystkich osób w nim zatrudnionych.

Właściwe określenie celów przedsiębiorstwa leży u źródeł skutecznego zarządzania czasem pracy:

• pomaga skupić się na realizacji konkretnych zadań przez określone działy firmy
• umożliwia stworzenie długookresowych wizji funkcjonowania przedsiębiorstwa
• pozwala na dokonanie symulacji osiągnięć firmy
• pomaga również zorganizować zasoby ludzkie przedsiębiorstwa poprzez przydzielanie konkretnych zadać dla pojedynczych pracowników oraz zwiększeniu ich motywacji do zintensyfikowania ich zaangażowania w kierunku realizacji wspólnego celu

Nie zapominajmy jednak, że wyznaczane cele powinny być precyzyjne, krótkie oraz realistyczne i odnosić się do konkretnych zadań. Pomocne w wyznaczaniu celów dla skutecznego zarządzania czasem pracy mogą być następujące metody: SMART, ALPEN, 20/80 (zasada Pareto), reguła 60/40, prawo Parkinsona, zasada Eisenhowera, o których szerzej wspominam w innych swoich artykułach.

Podsumowując, Time Based Management jest bardzo istotnym obszarem, nad którym powinna pochylić się każda poważnie myśląca o rozwoju firma, która dzięki umiejętności szybkiego reagowania na potrzeby klientów może poszerzyć ich grono i zyskać sobie ich zaufanie oraz zwiększyć swoje zyski. Szybka reakcja na pojawiające się potrzeby klientów, pozwala na błyskawiczne dotarcie do ich najbardziej pożądanej grupy. Co więcej, TBM przyczynia się do znacznego skrócenie czasu pracy przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej jakości usług i produktu, co w konsekwencji prowadzi do zmniejszenia kosztów a również pozyskania zadowolenia odbiorców. A jak wiadomo: zadowolenie klienta w biznesie oznacza umocnienie pozycji marki i wzrost notowań firmy na rynku.

Metody zarządzania czasem w praktyce

 

Istnieje wiele metod zarządzania czasem – niektóre z nich to dobrze znane większości klasyki gatunku, inne natomiast, często niezwykle nowatorskie, stanowią kontrowersyjną alternatywę dla tradycyjnych rozwiązań. Sam „ojciec” technik zarządzania Peter Drucker uważa, że wszelkie metody zarządzania czasem powinny pomagać w procesie osiągania celów zawodowych i osobistych pracowników firm a tym samym zwiększać skuteczność działania całego przedsiębiorstwa. 

Poniżej prezentuję kilka najbardziej użytecznych technik zarządzania czasem, które z pewnością pomogą Ci zapanować nad czasem w pracy.

Metoda ABC
ABC jest jednym z najskuteczniejszym sposobów zarządzania czasem - opiera się na regule Pareto i jej głównym założeniem jest dokonanie podziału przydzielonych nam zadań według ważności. 

Przewiduje ona trzy etapy prac:

1 ETAP:  

Opracowanie pisemnej listy wszystkich zadań, które chcemy wykonać w określonym czasie.  

2 ETAP: 

 Nadanie każdemu z opisanych działań odpowiedniego priorytetu A, B, lub C (w wyniku czego powstaną trzy odrębne grupy zadań o określonej wadze która będzie determinowała kolejność ich wykonywania: 

•  Grupa A - to bardzo ważne czynności, których nie możesz delegować innym osobom. Stanowią one około 15% wszystkich działań, jednak wpływają aż na 65% wydajności.
•  Grupa B - to zadania ważne, ale nie priorytetowe, których wykonanie częściowo, jeśli istnieje taka możliwość, możesz zlecić komuś innemu (np. podwładnemu, członkowi zespołu, którego jesteś liderem)
•  Grupa C - to zadania mało ważne, których realizację możesz odłożyć na później lub bez obawy delegować innej osobie (np. potwierdzenie rezerwacji sali konferencyjnej, śmiało można to zadanie zlecić sekretarce, asystentce, a nawet stażyście czy praktykantowi).

3 ETAP:  

Zaplanowanie dnia pracy. W tym celu możesz posłużyć się dostępnymi narzędziami do zarządzania czasem, jak np. elektroniczny terminarz, gdzie rozpiszesz w godzinach plan dnia. Najlepiej wykonać kilkudniowy plan pracy, który warto, z uwagi na różne nieprzewidziane okoliczności, codziennie monitorować i dokonywać w nim drobnych korekt (np. możesz wypracować w sobie nawyk kończenia dnia pracy na weryfikacji planu na następny dzień).

Matryca Priorytetów
Następną, równie popularną, metodą skutecznego zarządzania czasem jest matryca opracowana przez amerykańskiego generała Dwight D. Eisenhowera, który zasłynął nie tylko ze swojej mądrości, ale również (a może przede wszystkim) ze świetnego zarządzania własnym czasem. Metoda ta opiera się na dwóch paradygmatach: ważności i pilności opisanych w 4 polach.

Kwadrat Eisenhowera dzielimy na 4 części:
1. Zadania pilne i ważne – „Zarządzam kryzysami”

•  sprawy naglące
•  sprawy kryzysowe
•  sprawy „na wczoraj”
•  skutki zaniedbania (efekt niewykonanych wcześniej zadań)

2. Zadania ważne, ale niepilne – „Zarządzam samym sobą”

•  zapobieganie, planowanie, szukanie możliwości
•  przygotowania do ważnego ale odległego projektu
•  budowanie relacji z innymi
•  rekreacja, ćwiczenia fizyczne
•  regularna praca nad sobą i własnym rozwojem

3. Zadania pilne, ale nieważne – „Zarządzam priorytetami innych osób”

•  niektóre telefony
•  błahe sprawy naglące
•  niektóre spotkania
•  czyli te czynności, które dla nas samych mogą wydawać się nieistotne, natomiast dla innych będą miały duże znaczenie (np. uregulowanie rachunków)

4. Zadania niepilne i nieważne – „Zarządzam pożeraczami czasu”

•  przyjemności (np. gry komputerowe, czaty, przerwy na „kawkę i papieroska”)
•  złodzieje czasu (np. niezapowiedziane wizyty, bałaganiarstwo, lenistwo)
•  niektóre maile (np. przeglądanie folderu SPAM)

Metoda „Pomodoro”
Twórcą tej techniki jest Włoch, Francesco Cirillo, nazwa, zaś, pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Jest to bardzo prosta technika zarządzania czasem, którą możesz zastosować praktycznie od zaraz.

Narzędzia, które musisz posiadać:

1. lista zadań – w formie papierowej lub elektronicznej
2. długopis – niepotrzebny, jeśli posiadasz listę w formie elektronicznej
3. czasomierz kuchenny – lub każde inne urządzenie, które wyda z siebie jakiś dźwięk za 25 minut.

Główną zasadą jest podział czasu pracy na 25-minutowe odcinki czasu (tzw. Pomodoro). W każdym Pomodoro skupiać się będziesz wyłącznie na jednej czynności, którą w wyznaczonym czasie postarasz się wykonać od początku do końca. Kiedy zadzwoni budzik, należy skończyć pracę i zrobić sobie 5 minut przerwy. Pamiętaj, aby po każdych 4 cyklach zrobić sobie dłuższą przerwę. 

Wg propagatorów „Pomodoro” takie 25-minutowe cykle skupienia pozwalają na całkowite oddanie się danemu zadaniu. W trakcie pracy warto obserwować siebie i otoczenie, by sprawdzić, czy podczas sesji nie dzieje się nic takiego, co może Cię rozpraszać i powodować wydłużenie pracy nad danym zadaniem. Technika ta może dać Ci pewne wyobrażenie o tym, jak długo potrafisz pozostać w stanie maksymalnego skupienia nad jednym zadaniem. Pamiętaj: choć pozornie te 25 minut wydaje się być chwilą, to pozostanie skupionym przez ten czas może okazać się trudne. 

A jeśli z różnych względów zastosowanie w/w metod wyda Ci się zbyt trudne, postaraj się zapamiętać kilka następujących zasad:

• Naucz się planować (zaplanuj każdy swój dzień)
• Codziennie sporządzaj plan w formie pisemnej (pomoże Ci to nie tylko wzmocnić motywację do działania, ale również odciążysz pamięć)
• Zawsze określaj hierarchię ważności planowanych zadań
• Zawsze zaczynaj pracę od wykonania najważniejszych czynności
• Zapanuj nad pożeraczami czasu
• Systematycznie kontroluj wykonanie planu dnia
• Codziennie znajdź czas na aktywny odpoczynek (wyjdź na spacer, spotkaj się ze znajomymi)
• Bądź konsekwentny w realizacji planu a na odstępstwa pozwalaj sobie tylko w wyjątkowych sytuacjach
• Naucz się asertywnie odmawiać (głównie w sytuacjach, kiedy czujesz, że ktoś chce się Tobą wyręczyć)
• Rozwijaj swoje umiejętności każdego dnia!

I niech słowa Henryka Bienioka staną się od dziś także i Twoim mottem: 

„Zarządzanie czasem polega na świadomym przekształcaniu próżniactwa, a także pracy bezużytecznej, zbyt intensywnej i wyniszczającej w pracę planową i zorganizowaną, zapewniającą osobisty sukces i zadowolenie”

Jak skutecznie zarządzać swoim czasem w pracy?

Człowiek z natury dąży do podporządkowania sobie świata. Niestety w tej walce wciąż przegrywa z czasem, który jest chyba jedną z nielicznych rzeczy, na którą człowiek nie ma wpływu. Dowiedz się, jak efektywnie zarządzać swoim czasem w pracy, by osiągnąć sukces na gruncie zawodowym.

Każdy z nas pewnie zna tę historię: Niezależnie od tego, co zrobimy lub czego nie będziemy robić, czas i tak będzie płynął swoim tempem. Nie da się go zatrzymać, cofnąć ani w magiczny sposób wydłużyć, a terminy wciąż nas gonią. Dlatego właśnie efektywne zarządzanie swoim czasem w pracy odgrywa bodaj kluczową rolę w obszarze zawodowym. Jeśli nie jesteś w stanie wyczarować kilku dodatkowych godzin czy dni na realizację określonego zadania, to zapewniam Cię, że masz realną możliwość zwiększenia własnej efektywności poprzez umiejętne gospodarowanie czasem. Warto posiąść wiedzę, jak tego dokonać.

Współczesny świat cechuje nieustanny pośpiech a panujące w nim trendy wymuszają na nas pewne zachowania i konieczność dostosowania się do jego pędu. Jak często możesz stwierdzić, że masz wystarczająco dużo czasu, aby spokojnie wykonać wszystkie przydzielone Ci zadania? Rzadko. Zazwyczaj dzieje odwrotnie: czas w niewytłumaczalny sposób się skraca a obowiązków wciąż przybywa. Z pomocą w takich sytuacjach przychodzi umiejętność zarządzania swoim czasem w pracy. Nie wpadaj w panikę i nie myśl, że nie uda Ci się załatwić wszystkich spraw w terminie – nabierz pewności, że zawsze w takich momentach znajdziesz czas na realizację najważniejszych zadań. Wystarczy tylko sprawom przydzielić odpowiednie priorytety. Zapamiętaj sobie, że dobry plan to podstawa terminowego wykonania zadań.

Jak przygotować efektywny plan pracy? 

Oto 5 kroków, które należy wykonać w tym celu: 

1. Określ, jaki cel masz do zrealizowania (czyli co chcesz osiągnąć w efekcie podjętych działań).
2. Zaplanuj poszczególne etapy swoich działań (bardzo pomagają w tym narzędzia wspomagające zarządzanie czasem i zadaniami np. kalendarze, CRM-y, etc.). 
3. Ustal priorytety i podejmij decyzje dotyczące kolejności ich wykonywania (w tym celu możesz zastosować podstawową technikę sugerującą prosty podział wszystkich planowanych czynności na 4 grupy: a) ważne i pilne; b) ważne, ale nie tak pilne; c) pilne, ale nie tak ważne; oraz d) mało pilne i mało ważne). 
4. Z zaangażowaniem przystąp do realizacji swojego planu. 
5. Regularnie kontroluj postępy w działaniu.

To naprawdę nie jest skomplikowane – najgorsze są początku, później będziesz robić pewne rzeczy wręcz machinalnie. Najważniejsze, by wypracować w sobie nawyk metodycznego podejścia do realizacji poszczególnych zadań. Jeśli jednak wciąż jeszcze nie masz przekonania co do tego, że planowanie i efektywne zarządzanie swoim czasem w pracy przynosi wymierne korzyści, spróbuj szczerze odpowiedzieć sobie na następujące pytanie: „Jak bardzo stresuję się w sytuacji, kiedy próbuję wykonać powierzone mi zadanie w wyznaczonym terminie bez planu i w związku z tym trochę chaotycznie?”

UWAGA: stres towarzyszący konieczności dotrzymania terminu, bardzo często przyczynia się do tego, że pracownik staje się mniej wydajny, w skrajnych przypadkach może powodować totalną blokadę. Wysoki poziom stresu, co zostało naukowo dowiedzione, powoduje spadek motywacji i kreatywności, działa wręcz destrukcyjnie na jednostkę, wywołując w niej stan utraty poczucia kontroli, co w konsekwencji odbija się na jakości pracy i prowadzi do zmniejszenia wydajności pracownika.

Cel – plan – działanie: czyli trinum perfectum zarządzania czasem

Jaki już wspominałam, najważniejszym elementem efektywnego zarządzania czasem jest określenie celu, do którego będziemy dążyć. To on będzie determinował kierunki naszego działania.

Popularnym narzędziem, które pomaga w wyznaczaniu celów jest reguła SMART. Jej nazwa pochodzi od pierwszych liter angielskich słów opisujących dobrze sformułowany cel: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timely.

Wg reguły SMART dobrze sformułowany cel powinien być:  

1. Specyficzny i konkretny - Czyli najkonkretniej jak to się tylko da, kreśl: co chcesz osiągnąć, po co chcesz to osiągnąć i, w końcu, w jaki sposób możesz to osiągnąć.  
2. Mierzalny - Każdy cel musi mieć swój wskaźnik, na podstawie którego będzie możliwe dokonanie oceny jego realizacja (czyli musisz tak sformułować swój cel, aby można było liczbowo wyrazić stopień jego realizacji). W tym celu spróbuj ustalić kryterium, po którym poznasz, że cel został osiągnięty. 
3. Osiągalny – Innymi słowy: cel musi być wykonalny. Pamiętaj, że zbyt wysoko postawiona poprzeczka bardzo szybko może wywołać w Tobie stan zniechęcania do realizacji celu. Aby tego uniknąć, spróbuj sprecyzować, co jeszcze, oprócz czasu, będzie Ci potrzebne do osiągnięcia celu. Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań, czy rozdzieleniem zadań pomiędzy swoich współpracowników, sprawdź czy dysponujesz wystarczającymi zasobami, by ten cel osiągnąć. 
4. Odpowiedni, właściwy – Pamiętaj o tym, że każdy cel powinien być zaakceptowany przez wszystkie osoby, które będą zaangażowane w jego wykonanie, inaczej nie zechcą one podjąć wysiłku w kierunku jego osiągnięcia. Planując przedsięwzięcie, staraj się mieć na względzie motywacje do realizacji celu, powody, dla których jego realizacja będzie dla Ciebie (i pracowników) ważna i czy cel jest spójny z naszymi wartościami.
5. Terminowy, osadzony w czasie – cel powinien mieć dokładnie określone ramy czasowe, w jakich planujesz go osiągnąć.

Teraz, kiedy już wiesz, jak konstruować funkcjonalne plany, poznaj 3 podstawowe reguły zarządzania czasem: 

Reguła Parkinsona: 

„Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie” (tak właśnie brzmi prawo, którego autorem jest Cyril Northcote Parkinson). Reguła ta mówi o tym, że dana czynność zajmie dokładnie tyle czasu, ile sobie założysz i najlepiej sprawdza się w przypadku tych czynności, które wykonujesz samodzielnie i masz na nie wpływ. W praktyce niestety oznacza to nic innego, jak odkładanie koniecznych do wykonania czynności na tzw. „ostatnią chwilę”. Bywa więc, że plan opracowany zgodnie z w/w regułą posiada wiele wad i zrujnować go mogą pierwsze z brzegu nieprzewidziane okoliczności, na które nie masz wpływu. Np. w Twoim planie na realizację pewnego zadania przewidziane zostało 1,5 godziny, niestety w wyniku nieprzewidzianych okoliczności (np. odcięcia dopływu prądu, korków, wypadku, etc.) wykonanie wydłużyło się do 3 godzin. W konsekwencji spowodowało to znaczne przesunięcia w realizacji kolejnych zadań. Przydatna okazuje się wówczas reguła 60:40. 

Reguła 60:40: 

Mówi o tym, że nie należy planować całego czasu pracy, jakim się dysponuje, a zaplanować tylko określoną jego część – czyli wspomniane 60%. Tę część możesz przeznaczyć na realizację poszczególnych zadań (np. wykonanie telefonu do klienta, przygotowanie oferty handlowej, opracowanie biznesplanu, etc.). Pozostałe 40% czasu należy zarezerwować na czynności nieoczekiwane i spontaniczne. W/w reguła zakłada, że planowanie 100% czasu nie ma sensu, ponieważ zawsze, czy tego chcemy czy nie, pojawiają się nieprzewidziane sytuacje, drobne wypadki i zdarzenia, które musisz wziąć pod uwagę, aby się nie przeliczyć w realnym planowaniu. Dlatego właśnie zaleca się pozostawienie zapasu czasu na nieuwzględnione w żadnym planie czynności, które mogą się przytrafić nawet przy wykonywaniu najbardziej pilnego zadania.  

Reguła Pareto (inaczej reguła 80/20):  

Mówi o tym, że 80% efektów wywołane jest przez 20% przyczyn (np. 80% sukcesów osiąganych przez firmę, wynika z 20% działań podejmowanych przez jej pracowników). Reguła Pareto umożliwia ustalanie priorytetów i ułatwia organizację czasu pracy, dzięki czemu możliwe jest osiągnięcie maksymalnych wyników w minimalnym czasie.

Pożeracze czasu – czyli o tym, jak tracimy cenne minuty i godziny

Jeśli chcesz dobrze zorganizować swój dzień pracy, unikaj drobnych pożeraczy czasu. Takim pożeraczem może być cokolwiek: prywatna wiadomość w skrzynce, telefony od bliskiej osoby, która akurat się nudzi, portale społecznościowe, narzekania koleżanki zza biurka, która oczekuje od Ciebie zaangażowania w jej problemy, etc. Słowem, największą stratą czasu jest robienie rzeczy niepotrzebnych. Dlatego warto zrewidować osobiste nawyki, zwłaszcza, że zarządzanie czasem to tak naprawdę zarządzanie sobą.

Niżej znajduje się lista najbardziej znanych pożeraczy czasu, z którymi należy bezwzględnie walczyć (sprawdź, które z nich towarzyszą Twojej pracy): 

• Mgliste cele oraz brak priorytetów. 
• Brak planu pracy. 
• Uleganie presji tzw. spraw pilnych i bieżących.
• Brak ściśle określonych terminów. 
• Odkładanie ważnych spraw i decyzji na potem. 
• Niezapowiedziani goście. 
• Nic nie wnoszące telefony, SMS-y i e-maile, które nagminnie uprzykrzają nam życie. 
• Jałowe narady, spotkania i różne pogawędki. 
• Brak asertywności i nieumiejętność powiedzenia „nie” wtedy, gdy potrzeba.
• Brak samodyscypliny. 
• Słomiany zapał i niedoprowadzanie spraw do końca. 
• Brak entuzjazmu w pracy i słaba motywacja do realnego wysiłku. 
• Bałaganiarstwo oraz nieustanne marnowanie czasu na poszukiwanie dokumentów w stertach nieuporządkowanych lub zbędnych papierów. 
• Niepunktualność własna i osób trzecich. 
• Pośpiech, zdenerwowanie i zniecierpliwienie. 
• Brak umiaru w korzystanie z używek (kawa, papierosy etc.). 
• Bawienie się komputerem. 
• Lenistwo.
• Żądza zdobycia informacji o wszystkim i o wszystkich oraz tzw. potrzeba bycia „na bieżąco”.

Pamiętaj: Zarządzanie czasem jako takim nie istnieje, gdyż czasu jako zjawiska nie da się okiełznać. Istnieje za to zarządzanie sobą, podejmowanymi czynnościami i decydowanie o priorytetach. Umiejętność zaś zarządzania w/w obszarami jest jednym z elementów, dzięki którym możesz osiągnąć sukces zawodowy. Aby tego dokonać, staraj się wyznaczać sobie realne cele i konkretne, osadzone w czasie plany ich realizacji. Z pewnością bardzo pomocne będzie również wyeliminowanie wszelkich pożeraczy czasu, asertywność oraz zapał i konsekwencja w dążeniu do rezultatu.

Rekrutacja a błędy jakie popełniamy w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej

Udało się. Twoje dopracowane w każdym szczególe CV oraz treściwy i przekonywujący list motywacyjny zagwarantowały Ci zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. To jednak nie koniec – najtrudniejsza część rekrutacji dopiero się zacznie. Jak się okazuje, to właśnie na tym etapie popełniamy najwięcej błędów… 

Efekt pierwszego wrażenia a dalszy przebieg rekrutacji

Specjaliści w dziedzinie HR niezwykle często podkreślają znaczenie tak zwanego pierwszego wrażenia, jakie kandydat wywiera w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej. Podobno to właśnie tych kilka pierwszych sekund od momentu rozpoczęcia spotkania w dużym stopniu wpływa na jego wynik. Dlatego tak ważne w procesie rekrutacji stają się (oprócz wiedzy, doświadczenia i umiejętności) zarówno nasz wygląd, jak i komunikacja niewerbalna. 

Podstawowym błędem wciąż popełnianym przez wielu kandydatów – mimo mnogości dostępnych w wersji papierowej i internetowej poradników i opisów dotyczących udziału w rekrutacji – jest ubiór. Czyli ubranie się na tą najważniejszą dla nich rozmowę w rzeczy niewygodne, które sprawiają, że nie czują się komfortowo w trakcie wywiadu. Owo skrępowanie natomiast nie pozwala im skupić się na zadawanych pytaniach i może przyczynić się do tego, że rekruter będzie postrzegał ich w niekorzystnym świetle. Pamiętajmy, że choćby to była najpiękniejsza garsonka lub markowy garnitur, strój nie może nam przeszkadzać. Ubierzmy się z klasą, ale też tak, byśmy czuli się rozluźnieni i pewni siebie. Istotne jest także dobranie właściwego ubioru do charakteru stanowiska, na jakie aplikujemy. Nikt nie wymaga garnituru od copywritera, natomiast osoba aspirująca na stanowisko pracownika banku czy Sales Managera powinna jednak ubrać się bardziej elegancko. Warto więc przed rozmową zainteresować się, jaka kultura organizacyjna panuje w firmie, do której aplikujemy i jaki obowiązuje niej dress code. 

Rola komunikacji niewerbalnej w procesie postrzegania kandydata do pracy

Drugim, bardzo ważnym elementem, na który zwróci uwagę każdy wytrawny rekruter jest mowa naszego ciała - postawa, gesty, mimika. Podobno słowa stanowią zaledwie 7% naszej komunikacji - reszta to przekaz pozawerbalny. Mowa ciała informować może o typie osobowości kandydata, poziomie pewności siebie, umiejętności radzenia sobie ze stresem, etc. Czy wchodząc na rozmowę przygarbieni, nerwowo wykręcając palce lub nie uśmiechając się, zrobimy dobre wrażenie na osobie przeprowadzającej z nami wywiad rekrutacyjny? Z pewnością nie! Warto w tym momencie zauważyć, że wielu pracodawców wierzy, iż w ciągu pierwszych 30 sekund spotkania są w stanie określić, czy są zainteresowani kandydatem na pracownika czy też nie i bywa, że w dalszym postępowaniu kierują się swoim pierwszym odczuciem w stosunku do niego.

Powinniśmy nauczyć się panowania nad naszymi przekazami pozawerbalnymi - wbrew pozorom to wcale nie jest takie trudne. Po pierwsze musimy uświadomić sobie, że nawet jeżeli nie wypowiadamy ani jednego słowa, to nasze ciało przekazuje sygnały, które świadczą o naszym  samopoczuciu, postawie i nastawieniu. Komunikacja bezsłowna jest procesem o charakterze spontanicznym, który często zachodzi bez udziału świadomości. I jeśli nie jesteśmy w stanie zapanować nad drżeniem rąk (które występuje w sytuacji niepokoju lub zdenerwowania), czy zmianą wielkości źrenic (nad którą notabene nie mamy żadnej kontroli), to z pewnością możemy podjąć próbę pracy nad własnym głosem. Kontrolę jego brzmienia, tonu i natężenia możemy doprowadzić do perfekcji. Oczywiście nie stanie się to w ciągu chwili, a będzie wymagało od nas poświęcenia i długotrwałych treningów, których efekty mogą nas zadziwić. Warto też wypracować w sobie nawyk kontrolowania swojej twarzy. Twarz, często nazywana "niewerbalnym kłamcą", o wiele łatwiej niż inne organy podlega naszej kontroli. W większości sytuacji potrafimy wywołać na twarzy uśmiech, oburzenie bądź zdziwienie.

Pamiętajmy i o tym, że podczas wzajemnej komunikacji ważną rolę odgrywają gesty. Dlatego podczas komunikacji kontrolujmy obgryzanie paznokci, bawienie się własnymi włosami (szczególnie dotyczy to kobiet) oraz długopisami/okularami, nie opierajmy głowy na dłoni (wskazuje to na znudzenie), nie wymachujmy nerwowo rękami, nie spuszczajmy głowy wpatrując się w podłogę, nie spoglądajmy nerwowo na zegarek. Warto  tym momencie zaznaczyć, że ciężej jest nam zapanować nad dolną częścią ciała (pocieranie nóg, machanie stopą wskazują na zdenerwowanie lub mówienie nieprawdy), dlatego np. politycy w telewizji często ukazywani są od pasa w górę, aby nie zdradzić ich zdenerwowania lub kłamstw. Niestety kandydaci podczas rozmowy kwalifikacyjnej nie zawsze mają ten komfort – co w takiej sytuacji zrobić? Warto wówczas usiąść w wygodnej dla siebie pozycji, która będzie odpowiednia również do okazji lub dodatkowo położyć na nogach splecione dłonie (bywa, że pozwala to zapanować nad drżeniem kolan i wyciszyć niepotrzebny lęk).

Wpływ objawów stresu na wizerunek kandydata

Rozmowa kwalifikacyjna to jeden z najbardziej stresujących momentów w naszym życiu. Jeśli nie nauczymy się panować nad nerwami, możemy osłabić nasz wizerunek. Drżący głos, kropelki potu na czole, podrygiwanie będące pochodną ogromnego napięcia mogą sugerować, że nie jesteśmy dobrym kandydatem na pracownika. Istnieją jednak sposoby, które pomogą nam się uspokoić. Jeśli chcemy szybko zapanować nad nerwami, postarajmy się wyrównać i ustabilizować oddech. Metoda 10 głębokich wdechów już wielu pomogła w patowej sytuacji. Przed wejściem na rozmowę warto spróbować wizualizacji: przywołać obraz, który przywiedzie miłe wspomnienia i nas odpręży, np. plażę i spokojne morze. Można także posłuchać ulubionej piosenki, która wprawi nas w dobry nastrój lub przeczytać fragment książki. Istnieje również kontrowersyjny sposób, który pomaga zredukować stres podczas samej rozmowy: to wyobrażenie sobie rekrutera w zabawnym stroju lub... w samej bieliźnie. 

Czy wiesz, co napisałeś w CV?

Kolejnym nagminnie popełnianym przez kandydatów błędem jest nieznajomość swojego CV i celowe, nie mające przełożenia na rzeczywistość, zawyżanie posiadanych kwalifikacji. Jeśli umiejętność posługiwania się językiem obcym określiliśmy jako bardzo dobrą, a podczas rozmowy okaże się, że ledwo znamy kilka słów – jesteśmy z góry skreśleni. Dlatego bardzo ważne jest rzetelne przygotowanie CV oraz łatwość w odpowiadaniu na pytania, dotyczące szczegółów z naszego życiorysu. Zadanie to jest tym prostsze, że można przewidzieć, jak potoczy się rozmowa z pracodawcą. Istnieje cały wachlarz pytań, które muszą, bądź powinny zostać zadane w trakcie takiego wywiadu. Standardowo padają pytania dotyczące wykształcenia, historii zatrudnienia, zdobytego doświadczenia, specjalizacji, etc. Jedynym obszarem, w którym ciężko jest przewidzieć, czego będzie chciał się dowiedzieć pracodawca, jest wiedza specjalistyczna. W tym przypadku należy po prostu przygotować się jak do egzaminu. Warto odświeżyć wiedzę przy pomocy podręczników i notatek, sięgnąć do dostępnych w Internecie case studies lub skorzystać z testów kompetencji, na przykład takich, jakie proponuje TestCV (testy językowe i zawodowe), albo TESTREE (z profesjonalnymi testami psychologicznymi), etc. W sieci można znaleźć wiele serwisów oferujących testy wiedzy i kompetencyjne, jakie często wykorzystują pracodawcy. Wystarczy tylko dobrze się rozejrzeć… 

Wiedza na temat przyszłego pracodawcy a wizerunek kandydata do pracy

Często zadawanym na rozmowach pytaniem jest także powód, dla jakiego chcemy pracować akurat w tej firmie. Karygodnym błędem staje się w tym momencie brak znajomości podstawowych informacji o danym miejscu pracy oraz stanowisku, na jakie się aplikuje. Dlatego warto zaznajomić się przynajmniej z wartościami i misją przedsiębiorstwa, w którym ubiegamy się o pracę – w dzisiejszych czasach, zważywszy na fakt, iż niemal każde przedsiębiorstwo posiada swoją internetową witrynę, nie powinno to stanowić żadnego problemu.

Istnieje oczywiście szereg innych, mniejszych błędów dotyczących naszego zachowania na rozmowie kwalifikacyjnej. Niewyłączony telefon komórkowy, unikanie kontaktu wzrokowego, negatywne wypowiadanie się na temat byłych pracodawców – to tylko niektóre z nich. Generalną zasadą, która powinna nam przyświecać, jest wymaganie od siebie tego samego, czego wymagamy od naszego rozmówcy. Powinniśmy więc być uprzejmi, uśmiechać się, odpowiadać rzetelnie na pytania, mówić jasno i konkretnie, nie przerywać rozmówcy wypowiedzi. Tak przeprowadzona rozmowa kwalifikacyjna, wraz z naszym dobrym CV, z pewnością zagwarantuje nam zdobycie wymarzonego stanowiska.

Bogate doświadczenie – pomaga nam w znalezieniu pracy, czy wręcz przeciwnie?

Bodaj kluczowym elementem na liście oczekiwań pracodawców względem potencjalnych kandydatów do pracy jest tak zwane bogate doświadczenie. Pracodawcy zazwyczaj precyzyjnie określają je w latach stażu pracy na danym stanowisku. Zdarzają się jednak i takie sytuacje, że, mimo, iż osoba aplikująca spełnia ów warunek, to we wskazanym czasie świadczyła pracę w kilku lub nawet kilkunastu przedsiębiorstwach. 

Pojawia się zatem pytanie: Czy taka różnorodność działa na jego korzyść? Oraz co dzieje się w przypadku, gdy posiadamy więcej lat doświadczenia niż oczekuje tego od nas potencjalny pracodawca? Czy wówczas może to działać in minus? 

Spróbujmy przeanalizować ten temat, odpowiadając sobie na kilka kluczowych pytań.

Czy to prawda, że zdarzają się w procesach rekrutacyjnych takie sytuacje, w których kandydatura osoby ubiegającej się o pracę zostaje odrzucona ze względu na zbyt bogate doświadczenie i za wysokie kwalifikacje? 

Rzeczywiście, zdarzają się takie sytuacje i niestety pewne procesy rekrutacyjne nie są pozbawione ryzyka z tym związanego. Wszystko, bowiem tak naprawdę zależne jest od tego, o jakie stanowisko ubiega się dana osoba, oraz od tego, jakie oczekiwania względem „idealnego kandydata” określono w treści ogłoszenia o pracę czy w opisie stanowiska. Wiele zależy również od tego, jaką wizję idealnego pracownika obejmującego owo stanowisko posiada najbardziej zainteresowany–czyli pracodawca. Czynników mających bezpośredni lub pośredni wpływ na podjęcie decyzji o odrzuceniu danej kandydatury jest wiele, równie pokaźny zbiór stanowią argumenty przemawiające za zatrudnieniem kandydata. Zbyt duże doświadczenie może stanowić przeszkodzę – często nie do pokonania – w sytuacji, kiedy prowadzimy rekrutację na stanowiska asystenckie lub młodszych specjalistów. Wyżej wymienione obszary wszak dedykowane są raczej dla osób stojących u progu swojej kariery zawodowej, czyli tych wszystkich, którzy dopiero co ukończyli etap edukacji i powoli wkraczają w świat pracy i zarabiania. Dla tych, którzy, poprzez zdobywanie doświadczenia, będą mogli określić swoje preferencje zawodowe i w ich kierunku kształtować ścieżkę swojego zawodowego rozwoju. Po stronie większości pracodawców istnieje duża obawa (zresztą dość prawdopodobna), że kandydat ze zbyt bogatym doświadczeniem, a już z pewnością ten posiadający kwalifikacje przewyższające oczekiwania pracodawcy względem idealnego pracownika na dane stanowisko, szybko znudzi się nowo zdobyta pracą, przez co może stać się mniej produktywny lub, co gorsze, może wykonywać powierzone mu obowiązki i zadania z wewnętrznym poczuciem krzywdy i niespełnienia (co także nie będzie nazbyt korzystnie wpływało na jakość jego pracy). Warto zatem posłuchać rady, by mimo wszystko nie aplikować na stanowiska niewymagające ani dużego doświadczenia, ani też kwalifikacji. Wyjątkiem może być taki moment w naszej karierze zawodowej, w którym zmieniamy obszar naszych zawodowych zainteresowań i poszukujemy nowych obszarów do realizacji – czyli robimy wszystko, by się przekwalifikować (wówczas jasne jest, że zaczniemy pracę najprawdopodobniej od stanowisk najniżej uplasowanych w strukturach firm w nowej dla nas branży).

Czy fakt posiadania przez kandydata wymaganego doświadczenia, np. 5-letniego stażu pracy na danym stanowisku, zwalnia rekrutera z konieczności weryfikacji jego wiedzy i umiejętności?

Absolutnie nie! Nie ma nawet takiej opcji, by w procesie selekcji i wyboru najlepszego kandydata do pracy kierować się wyłącznie jego stażem. Postawmy sprawę jasno: sam fakt, że ktoś pracował na danym stanowisku 5 czy nawet 10 lat, nie świadczy jeszcze o tym, że dysponuje on odpowiednią wiedzą i kompetencjami do wykonywania pracy na tym stanowisku w danym przedsiębiorstwie. Należy pamiętać, że zakres obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień przydzielanych do danego stanowiska o określonej nazwie bywa różny w zależności od firmy. Zobrazujmy to przykładem: w firmie A „asystentka zarządu” będzie pełniła rolę sekretarki w połączeniu z funkcją recepcjonistki (z klasycznymi na tym stanowisku zadaniami jak: zarządzanie pocztą, łączenie rozmów, segregowanie dokumentów, etc.), w firmie B natomiast ta sama „asystentka zarządu” odpowiedzialna będzie za takie obszary jak: wsparcie zarządu firmy w pracach administracyjnych, bieżąca organizacja i koordynacja pracy biura oraz personelu, kontakt z klientami (włączając w to kontakty zagraniczne), zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie, organizowanie wewnętrznych i zewnętrznych meetingów, konferencji, podróży służbowych, oraz prowadzenie kalendarza spotkań członków zarządu. Między innymi właśnie dlatego należy zawsze dokonać weryfikacji wiedzy i umiejętności kandydatów aplikujących do pracy w danej firmie.

Kandydaci posiadający bogate doświadczenie to osoby, które zazwyczaj wysoko cenią swoją pozycję na rynku pracy i pozwalają sobie na długie poszukiwanie wymarzonej posady. W związku z tym biorąc udział w szeregu (często nawet kilkudziesięciu!) rozmowach kwalifikacyjnych, po wielekroć udzielają odpowiedzi na te same pytania, rozwiązują podobne case study i wypełniają identyczne testy kompetencji. Po jakie narzędzia rekrutacji można sięgnąć, by nie powtarzać utartych schematów spotkań i nie zadawać przewidywalnych pytań, a jednocześnie uzyskać miarodajną ocenę umiejętności i kwalifikacji danego kandydata? 

W istocie, nad wyraz często zdarza się, że kandydaci identyfikujący się bogatym doświadczeniem zawodowym i rozwiniętymi kwalifikacjami zazwyczaj wysoko cenią swą pozycję na rynku pracy. Dzieje się tak szczególnie wówczas, kiedy włożyli oni dużo wysiłku i energii w zdobycie w/w doświadczenia i wiedzy, oraz nastawieni są na dalszy rozwój i autoedukację. Nie można również zaprzeczyć temu, że niejednokrotnie dają sobie przyzwolenie na długotrwałe poszukiwanie wymarzonej pracy. Niestety zdarza się, iż w wyniku udziału w dziesiątkach rozmów kwalifikacyjnych, tracą czujność i popadają w rutynę. To zaś nie rokuje zbyt dobrze, gdyż wytrawny rekruter jest w stanie bardzo szybko dostrzec pewne symptomy rutyny w trakcie wywiadu z kandydatem i to od niego tak naprawdę zależeć będzie wówczas dalszy przebieg rozmowy. Albo zrezygnuje z dociekliwości i spotkanie będzie przebiegać swym standardowym, utartym tokiem, albo pokusi się o skorzystanie z nieszablonowych skryptów rozmów, mniej popularnych metod weryfikacji wiedzy i narzędzi rekrutacji, których kandydat może nie znać. Jeśli to my jesteśmy odpowiedzialni za rekrutacje w firmie, warto poświęcić czas na wymyślenie czegoś nowego, na przykład autorskiego projektu opracowanego specjalnie na potrzeby jednej rekrutacji lub (jeśli nie dysponujemy odpowiednimi zasobami takimi jak czas czy pomysły) skorzystać z oferowanych na rynku rozwiązań, które dla wielu rekruterów stają się cennym źródłem pozyskiwania informacji na temat kandydatów do pracy w ich firmach. W tym celu można poddać kandydata testom rekrutacyjnym dostępnym na takich platformach jak najbardziej popularne: zagraniczny SHL, jego polski odpowiednik TestCV, czy TESTREE - platforma z cennymi znormalizowanymi testami psychologicznymi. Dodatkowo wielu rekruterów uważa, że niezwykle cennym źródłem informacji na temat kandydata są ślady jego aktywności w Internecie (np. profile i wypowiedzi na portalach społecznościowych o charakterze zawodowym).

Jak wynika z powyższego, posiadanie dużego doświadczenia nie zwalnia kandydata z obowiązku ciągłego podwyższania kwalifikacji i zdobywania nowej wiedzy. Nie daje też żadnych gwarancji na szybkie znalezienie nowej posady. Dlatego warto jest podjąć próbę wyjaśnienia potencjalnemu pracodawcy powodów, dla których aplikujemy na będące poniżej naszych kompetencji stanowisko. Dla osoby ubiegającej się o pracę motyw może być oczywisty: zmiana środowiska, potrzeba zdobycia nowych kompetencji, czy w końcu chęć przekwalifikowania się. Natomiast dla rekrutara brak wiedzy w tym zakresie może stać się przyczyną odrzucenia takiej kandydatury. Pamiętajmy również, że nie należy rutynowo podchodzić do kolejnych spotkań i etapów rekrutacji, wszak każda jest inna i w efekcie każdej z nich mogą odmienić się nasze losy. Dobrym sposobem na pozbycie się rutyny jest wprowadzenie się w stan motywującego stresu. A zatem, aby dostarczyć sobie mobilizującej dawki adrenaliny i dreszczyku emocji, można powtarzać sobie w myślach, że od tego spotkania zależy nasza przyszłość… Prawda, że perspektywa postrzegania nieco się zmienia?

Jakie cechy powinien posiadać idealny HR-owiec XXI wieku?

Czy zastanawialiście się kiedyś nad tym, jakie kompetencje powinien posiadać idealny HR-owiec? Osoba, która odpowiadać będzie za wszelkie procesy rekrutacyjne i personalne w firmie? Warto bliżej przyjrzeć się temu tematowi.

Jeszcze kilkanaście lat temu rola Działu Personalnego i zatrudnionych w nim specjalistów ograniczała się jedynie do prawno-finansowej obsługi pracowników (czyli wypełniania obowiązków kadrowo-płacowych i innych narzuconych na pracodawcę przez Kodeks Pracy formalności). Z biegiem czasu, rozwoju firm i nabierania przez nie świadomości związanej z obszarem zasobów ludzkich rola Działu Personalnego (w tej chwili chętniej nazywanego Działem HR) systematycznie się powiększała, nabierając nowego znaczenia. A tzw. „miękki HR” został odkryty i doceniony przez pracodawców, którzy wreszcie zaczęli traktować pracownika podmiotowo, uznając go za kapitał firmy, o który trzeba dbać i w niego inwestować.

Czym jest „miękki HR”?

To w dużym uproszczeniu wszelkie działania zmierzające w kierunku zaspokojenia indywidualnych potrzeb pracownika (co powinno zagwarantować jego większą efektywności oraz pozytywny wpływ na realizację strategii i celów firmy a nawet jej rozwój).

Zarządzanie zasobami ludzkimi w tym wymiarze będzie w głównej mierze obejmowało:

• realizację profesjonalnych procesów rekrutacyjnych
• planowanie i przeprowadzanie szkoleń
• opracowywanie systemu motywacji pracowników
• ocenę kompetencji i efektywności
• tworzenie ścieżek kariery.

Jakie zatem kompetencje powinien posiadać idealny HR-owiec?

Firmowy HR-owiec to osoba, zajmująca się najcenniejszym kapitałem przedsiębiorstwa czyli zatrudnionymi tam osobami. W związku z powyższym powinien on, oprócz wiedzy na temat formalnych aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa, obowiązujących w nim regulaminów i procedur oraz znajomości jego kultury organizacyjnej, czy zasad związanych stricte z zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie, posiadać dodatkowo pewne określone kompetencje.

Nim jednak dokonam ich prezentacji, zapamiętajmy, iż efektywność pracy HR-owca nie zależy wyłącznie od posiadanej wiedzy, zdobytego wykształcenia czy umiejętności zawodowych, ale przede wszystkim od tego, czy i w jaki sposób potrafi on wykorzystać posiadany przez siebie potencjał w obszarze biznesowym.

W ostatnim kwartale 2011 roku, w wyniku badań prowadzonych przez RBL Group wraz z Ross School of Business z Uniwersytetu w Michigan, ogłoszono „Results of the 2012 HR Competency Study”.

W skrócie: na podstawie badania, jakie przeprowadzono wśród ponad 20 000 respondentów na całym świecie, zidentyfikowano 6 obszarów kompetencji, jakie powinni posiadać nowocześni profesjonaliści HR:

1. Umiejętność strategiczne rozpatrywania zachodzących w firmie procesów HR
2. Wiarygodność
3. Umiejętność kreowania i zarządzania potencjałem pracowników w kontekście osiągnięcia wytyczonych celów przedsiębiorstwa
4. Umiejętność inicjowania i wdrażania zmian
5. Innowacyjność w myśleniu i działaniu w obszarze zawodowym
6. Umiejętność wykorzystania nowoczesnych technologii w wykonywaniu zadań HR.

Przekładając powyższe na praktykę, można śmiało powiedzieć, że idealny HR-owiec 2012 roku posiada ugruntowaną wiedzę na temat procesów biznesowych, rozumie ich kontekst i zachodzące w tym obszarze zmiany na rynku i, co ważne, potrafi się do nich dostosować w swojej pracy. To osoba, która potrafi dokonać analizy interesów i zrozumieć oczekiwania poszczególnych osób, grup lub instytucji, których aktywność może mieć wpływ na sukces lub porażkę przedsiębiorstwa i przekuć je na odpowiednie strategie personalne (niezależnie od tego czy będzie to właściciel firmy, pracownicy, klienci, czy też wpływowe instytucje).

To również osoba, wiarygodna i wzbudzająca zaufanie, która umiejętnie (w sposób dyplomatyczny i wyważony) wspiera procesy biznesowe firmy w kontekście jej zasobów osobowych. Posiada wysoko rozwinięte zdolności intelektualne i interpersonalne, dzięki którym jest w stanie dokonać analizy potencjału pracowników, zdefiniować ich możliwości i monitorować ich zachowania. By w konsekwencji przedstawić im korzystny - zarówno dla jednostki, jak i przedsiębiorstwa - projekt zmian w obszarze kompetencji i talentów posiadanych przez pracowników firmy (np. projekt szkoleń lub propozycja przetasowania pracowników między działami). Należy mieć na uwadze, że dobry HR-owiec inicjuje i wspiera zmiany na poziomie indywidualnym, zespołowym i instytucjonalnym, a także na poziomie działań. Dzięki czemu staje się, nie tylko pracownikiem danej firmy, ale również jej partnerem biznesowym, którego działania mają duży wpływ na sukces przedsiębiorstwa.

Idealnego HR-owca cechować będzie też innowacyjne podejście do wykonywanych przez niego obowiązków. Mam tu na myśli poszukiwanie nowych sposobów realizacji praktyk HR oraz umiejętne wykorzystanie nowo poznanych technik w swojej działalności zawodowej - co niewątpliwie ma stanowić wartość dodaną w procesie osiągania celów biznesowych firmy.

Mający na względzie dobro firmy Specjalista d.s. Human Resources, będzie starał się być zawsze na bieżąco z nowinkami HR i monitorować światowe trendy w takich obszarach jak:

• kapitał ludzki – np. pozyskiwanie talentów i rozwój kompetencji pracowników a przez to całej organizacji
• zarządzanie efektywnością – np. systemy ocen okresowych, tunele wynagrodzeń, systemy motywacyjne
• organizacja i zarządzanie zasobami ludzkimi - np. tworzenie work-teamów, organizacja zasad pracy zespołowej, utrwalanie wartości i misji firmy w kontekście wspólnego osiągania celów
• komunikacja - wewnątrzfirmowa i ta zewnętrzna polegająca np. na budowaniu wizerunku pożądanego pracodawcy (Employee Branding) na rynku marketingu personalnego.

Dzięki czemu rozwinie do perfekcji umiejętność analizy, weryfikacji i optymalizacji standardów zarządzania zasobami ludzkimi w firmie.

HR-owiec XXI wieku to zwolennik nowoczesnych technologii - chętnie wykorzystujący osiągnięcia technologiczne do zwiększania efektywności procesów HR. To osoba poszukująca nowych kanałów komunikacji dla usprawnienia procesu dzielenia się wiedzą wewnątrz organizacji (np. czaty z pracownikami, wewnętrzne biuletyny czy konkursy na „pracownika miesiąca”, których przebieg dokumentowany jest na nowoczesnych nośnikach, etc.). Ale też będzie on potrafił wykorzystać nowoczesne technologie w prowadzonych przez siebie procesach rekrutacyjnych. Mam tu na myśli screening potencjalnych kandydatów w Internecie, odnalezienie i przyjrzenie się ich wirtualnemu dossier oraz aktywności na portalach społecznościowych o charakterze zawodowym i innych. To osoba, która potrafi znaleźć i wykorzystać dostępne w sieci narzędzia wspomagające procesy rekrutacyjne w firmie np. serwisy, gdzie można umieszczać ogłoszenia o pracę, portale z bazami CV kandydatów, których jest coraz więcej. A jeśli zaistnieje taka, potrzeba będzie wiedział, po jakie innowacyjne narzędzie sięgnąć w celu dokonania weryfikacji wiedzy i kompetencji kandydata do pracy – zwłaszcza w sytuacji, kiedy jedynie wywiad kwalifikacyjny nie wystarczy do dokonania rzetelnej oceny kandydata, bo na przykład sam HR-owiec nie będzie posiadał odpowiedniego merytorycznego przygotowania. Wówczas nieocenioną pomocą mogą stać się oferowane przez niektóre serwisy testy online – np. TestCV.com, gdzie znajduje się ponad 100 testów rekrutacyjnych z takich kategorii jak: testy językowe, psychologiczne, IT i programistyczne, czy w końcu kompetencyjne i zawodowe.

Jakie jeszcze cechy powinny charakteryzować współczesnego Specjalistę ds. HR?

Z pewnością taka osoba powinna być dobrym słuchaczem i obserwatorem – czyli posiadać wysoko rozwinięte zdolności interpersonalne i komunikacyjne. Oprócz tego, na w/w stanowisku dobrze sprawdzi się ktoś, kogo cechuje:

• otwartość na ludzi i umiejętność asertywnego reagowania na ich zachowania, empatia i zainteresowanie człowiekiem w całym spektrum jego funkcjonowania w ciągu życia, w szczególności relacji z otoczeniem, zwłaszcza zawodowym (czyli potrzeba nieustannego zgłębiania wiedzy z takich dziedzin jak: socjologia, psychologia, zarządzanie)
• charyzmatyczna osobowość, potrafiąca wpływać na innych i motywować ich do konkretnych działań; łatwość wypowiadania się w mowie i piśmie
• sumienność i systematyczność w działaniu oraz skuteczność w wykonywaniu powierzonych obowiązków i odporność na stres
• umiejętności organizacyjne i zdolność pracy zarówno w grupie jak i na indywidualnej pozycji
• umiejętność słuchania, rozróżniania ważności zjawisk i podejmowania trafnych decyzji oraz umiejętność dokonywania  obiektywnej oceny faktów i osób z nimi związanych
• zdolność analitycznego i perspektywicznego myślenia, które niezbędne są w procesie doboru kandydatów do pracy czy w opracowywaniu strategii personalnych przedsiębiorstwa (w tym przypadku przyda się również kreatywność i elastyczność myślenia).

Nie można też zapomnieć o takich kompetencjach jak: umiejętność publicznych wystąpień, wysoka kultura osobista i tzw. ogłada w kontaktach biznesowych, a także umiejętność posługiwania się podstawowymi sprzętami biurowymi i programami komputerowymi; umiejętność przygotowywania i przeprowadzania prezentacji oraz znajomość języków obcych - konieczna w przypadku pracy z zagranicznymi partnerami biznesowymi.