Nowoczesne trendy zarządzania czasem w przedsiębiorstwie

Aby przedsiębiorstwo sprawnie prosperowało, niezbędne jest umiejętne zarządzanie posiadanymi przez nie zasobami – w tym również czasem. Czy znasz już nowoczesne koncepcje zarządzania czasem pracy w firmie?

W obecnych czasach pogoni za zyskiem i skutecznym działaniem coraz bardziej widoczna staje się potrzeba stosowania nowoczesnych, procesowych oraz holistycznych metod zarządzania czasem pracy w przedsiębiorstwie. Dynamika rynku (czyli wszelkie zjawiska i problemy pojawiające się w bliższym lub dalszym otoczeniu firmy takie, jak np.: transformacje rynków zbytu, skracanie cyklu życia produktów, skracanie cyklu przygotowania nowych wyrobów, postępująca produktywność, krótkie terminy realizacji  usług, nasycenie rynku, etc.) zmusza przedsiębiorstwo do dokonania analizy jego rynkowej sytuacji a w konsekwencji do opracowania planu dostosowania się do nowych warunków panujących na rynku np. do zmiany strategii czy struktury firmy, modyfikacji lub wprowadzenia nowych produktów bądź usług, skrócenia czasu produkcji i innych procesów zachodzących w firmie, które mają swój udział w osiąganiu zysków.  Ogólna tendencja zakłada, że w/w zmiany mają być dokonywane błyskawicznie lub  co najmniej szybciej niż działo się to dotychczas. A zatem czas będzie tu zawsze istotnym czynnikiem konkurencyjności firmy. Nic więc dziwnego, że coraz większą popularność zdobywa metoda TBM.

TBM, czyli Time Based Management - to stosunkowo nowa i wizjonerska koncepcja zarządzania w oparciu o czas, u której podstaw leży efektywne wykorzystanie czasu w przedsiębiorstwie (np. w celu szybszego rozwoju nowych produktów i wprowadzeniu ich na rynek, zwiększenia zysków, etc.). Czas jest tutaj kluczową wartością, wokół której buduje się cały system zarządzania procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie i planowanymi wynikami firmy. Załóżmy, że mamy napięte terminy i zależy nam na uzyskaniu danej usługi jak najszybciej. Który usługodawca w takiej sytuacji wyda się nam być bardziej atrakcyjny? Oczywiście ten gwarantujący nam najkrótszy czas realizacji usługi. Warto pamiętać więc o tym, że jeśli czas ma dla nas znaczenie, to jesteśmy w stanie zapłacić wyższą cenę za dany produkt czy usługę – mając w/w na uwadze, wiele firm bardzo skutecznie wykorzystuje czas w celu osiągnięcia przewagi konkurencyjnej na rynku.

Niżej przedstawiam kluczowe orientacje, na których skupia się Time Based Management:

• orientacja na czynnik ilościowy - tzw. korzyści skali (czyli zmniejszenie się przeciętnych długookresowych kosztów całkowitych w miarę zwiększenia skali produkcji)
• orientacja na zespół (posiadanie wykwalifikowanej kadry skłonnej do uczenia się i zdobywania nowych kompetencji w celu zwiększenia swojej efektywności)
• orientacja na wartości
• orientacja na procesy (ich jakość i sprawny przebieg)

Koncepcja TBM została stworzona przez specjalistów Boston Consulting Group, wg której wprowadzenie do przedsiębiorstwa koncepcji TBM przebiega w pięciu fazach:

1. Powołanie zespołu projektowego, przeprowadzenie porównania, sformułowanie celów i w końcu przedstawienie projektu działania – tzw. faza ustaleń wstępnych.
2. Zdefiniowanie i analiza procesów gospodarczych, dokonanie diagnozy stanu obecnego firmy oraz ustalenie potencjału czasu podlegającego redukcji – tzw. faza „zrozumienia systemu”.
3. Opracowanie rozwiązań niezbędnych do wprowadzenia koncepcji do przedsiębiorstwa.
4. Wdrożenie nowego systemu (w tym podjęcie działań nad pokonaniem barier i lęków dotyczących innowacji).
5. Pozyskanie informacji od klientów na temat restrukturyzacji (zadanie to wykonuje zespół odpowiedzialny za wprowadzenie nowej koncepcji do przedsiębiorstwa).

Jak wynika z powyższego, być może nie jest to prosty proces, jednakże właściwie zdrożony do firmy może w perspektywie czasowej przynieść jej zdecydowany wzrost korzyści w porównaniu do nakładów związanych z jego zastosowaniem.

W praktyce ukierunkowanie organizacji na czas sprowadzać się będzie do tego, że uwaga osób odpowiedzialnych za prawidłową realizację strategii firmy (kierowników na każdym szczeblu organizacji) skupiona będzie na płynnym przebiegu procesów, wykonywaniu zadań oraz, co ważne, na kształtowaniu wysokiej jakości współpracy miedzy poszczególnymi działami firmy, etc. Oznacza to również przeniesieniu uwagi na klienta, czyli na dostrzeżenie, zrozumienie i zaspokojenie jego potrzeb również pod względem punktualności, aktualności i nowości. To m.in. dlatego efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem wymaga określenia jasnych i jednoznacznych celów, opracowania funkcjonalnych planów działania oraz kontroli stopnia ich realizacji. Pamiętajmy, że cele przedsiębiorstwa tak naprawdę stanowią wyzwanie dla wszystkich osób w nim zatrudnionych.

Właściwe określenie celów przedsiębiorstwa leży u źródeł skutecznego zarządzania czasem pracy:

• pomaga skupić się na realizacji konkretnych zadań przez określone działy firmy
• umożliwia stworzenie długookresowych wizji funkcjonowania przedsiębiorstwa
• pozwala na dokonanie symulacji osiągnięć firmy
• pomaga również zorganizować zasoby ludzkie przedsiębiorstwa poprzez przydzielanie konkretnych zadać dla pojedynczych pracowników oraz zwiększeniu ich motywacji do zintensyfikowania ich zaangażowania w kierunku realizacji wspólnego celu

Nie zapominajmy jednak, że wyznaczane cele powinny być precyzyjne, krótkie oraz realistyczne i odnosić się do konkretnych zadań. Pomocne w wyznaczaniu celów dla skutecznego zarządzania czasem pracy mogą być następujące metody: SMART, ALPEN, 20/80 (zasada Pareto), reguła 60/40, prawo Parkinsona, zasada Eisenhowera, o których szerzej wspominam w innych swoich artykułach.

Podsumowując, Time Based Management jest bardzo istotnym obszarem, nad którym powinna pochylić się każda poważnie myśląca o rozwoju firma, która dzięki umiejętności szybkiego reagowania na potrzeby klientów może poszerzyć ich grono i zyskać sobie ich zaufanie oraz zwiększyć swoje zyski. Szybka reakcja na pojawiające się potrzeby klientów, pozwala na błyskawiczne dotarcie do ich najbardziej pożądanej grupy. Co więcej, TBM przyczynia się do znacznego skrócenie czasu pracy przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej jakości usług i produktu, co w konsekwencji prowadzi do zmniejszenia kosztów a również pozyskania zadowolenia odbiorców. A jak wiadomo: zadowolenie klienta w biznesie oznacza umocnienie pozycji marki i wzrost notowań firmy na rynku.

Metody zarządzania czasem w praktyce

 

Istnieje wiele metod zarządzania czasem – niektóre z nich to dobrze znane większości klasyki gatunku, inne natomiast, często niezwykle nowatorskie, stanowią kontrowersyjną alternatywę dla tradycyjnych rozwiązań. Sam „ojciec” technik zarządzania Peter Drucker uważa, że wszelkie metody zarządzania czasem powinny pomagać w procesie osiągania celów zawodowych i osobistych pracowników firm a tym samym zwiększać skuteczność działania całego przedsiębiorstwa. 

Poniżej prezentuję kilka najbardziej użytecznych technik zarządzania czasem, które z pewnością pomogą Ci zapanować nad czasem w pracy.

Metoda ABC
ABC jest jednym z najskuteczniejszym sposobów zarządzania czasem - opiera się na regule Pareto i jej głównym założeniem jest dokonanie podziału przydzielonych nam zadań według ważności. 

Przewiduje ona trzy etapy prac:

1 ETAP:  

Opracowanie pisemnej listy wszystkich zadań, które chcemy wykonać w określonym czasie.  

2 ETAP: 

 Nadanie każdemu z opisanych działań odpowiedniego priorytetu A, B, lub C (w wyniku czego powstaną trzy odrębne grupy zadań o określonej wadze która będzie determinowała kolejność ich wykonywania: 

•  Grupa A - to bardzo ważne czynności, których nie możesz delegować innym osobom. Stanowią one około 15% wszystkich działań, jednak wpływają aż na 65% wydajności.
•  Grupa B - to zadania ważne, ale nie priorytetowe, których wykonanie częściowo, jeśli istnieje taka możliwość, możesz zlecić komuś innemu (np. podwładnemu, członkowi zespołu, którego jesteś liderem)
•  Grupa C - to zadania mało ważne, których realizację możesz odłożyć na później lub bez obawy delegować innej osobie (np. potwierdzenie rezerwacji sali konferencyjnej, śmiało można to zadanie zlecić sekretarce, asystentce, a nawet stażyście czy praktykantowi).

3 ETAP:  

Zaplanowanie dnia pracy. W tym celu możesz posłużyć się dostępnymi narzędziami do zarządzania czasem, jak np. elektroniczny terminarz, gdzie rozpiszesz w godzinach plan dnia. Najlepiej wykonać kilkudniowy plan pracy, który warto, z uwagi na różne nieprzewidziane okoliczności, codziennie monitorować i dokonywać w nim drobnych korekt (np. możesz wypracować w sobie nawyk kończenia dnia pracy na weryfikacji planu na następny dzień).

Matryca Priorytetów
Następną, równie popularną, metodą skutecznego zarządzania czasem jest matryca opracowana przez amerykańskiego generała Dwight D. Eisenhowera, który zasłynął nie tylko ze swojej mądrości, ale również (a może przede wszystkim) ze świetnego zarządzania własnym czasem. Metoda ta opiera się na dwóch paradygmatach: ważności i pilności opisanych w 4 polach.

Kwadrat Eisenhowera dzielimy na 4 części:
1. Zadania pilne i ważne – „Zarządzam kryzysami”

•  sprawy naglące
•  sprawy kryzysowe
•  sprawy „na wczoraj”
•  skutki zaniedbania (efekt niewykonanych wcześniej zadań)

2. Zadania ważne, ale niepilne – „Zarządzam samym sobą”

•  zapobieganie, planowanie, szukanie możliwości
•  przygotowania do ważnego ale odległego projektu
•  budowanie relacji z innymi
•  rekreacja, ćwiczenia fizyczne
•  regularna praca nad sobą i własnym rozwojem

3. Zadania pilne, ale nieważne – „Zarządzam priorytetami innych osób”

•  niektóre telefony
•  błahe sprawy naglące
•  niektóre spotkania
•  czyli te czynności, które dla nas samych mogą wydawać się nieistotne, natomiast dla innych będą miały duże znaczenie (np. uregulowanie rachunków)

4. Zadania niepilne i nieważne – „Zarządzam pożeraczami czasu”

•  przyjemności (np. gry komputerowe, czaty, przerwy na „kawkę i papieroska”)
•  złodzieje czasu (np. niezapowiedziane wizyty, bałaganiarstwo, lenistwo)
•  niektóre maile (np. przeglądanie folderu SPAM)

Metoda „Pomodoro”
Twórcą tej techniki jest Włoch, Francesco Cirillo, nazwa, zaś, pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Jest to bardzo prosta technika zarządzania czasem, którą możesz zastosować praktycznie od zaraz.

Narzędzia, które musisz posiadać:

1. lista zadań – w formie papierowej lub elektronicznej
2. długopis – niepotrzebny, jeśli posiadasz listę w formie elektronicznej
3. czasomierz kuchenny – lub każde inne urządzenie, które wyda z siebie jakiś dźwięk za 25 minut.

Główną zasadą jest podział czasu pracy na 25-minutowe odcinki czasu (tzw. Pomodoro). W każdym Pomodoro skupiać się będziesz wyłącznie na jednej czynności, którą w wyznaczonym czasie postarasz się wykonać od początku do końca. Kiedy zadzwoni budzik, należy skończyć pracę i zrobić sobie 5 minut przerwy. Pamiętaj, aby po każdych 4 cyklach zrobić sobie dłuższą przerwę. 

Wg propagatorów „Pomodoro” takie 25-minutowe cykle skupienia pozwalają na całkowite oddanie się danemu zadaniu. W trakcie pracy warto obserwować siebie i otoczenie, by sprawdzić, czy podczas sesji nie dzieje się nic takiego, co może Cię rozpraszać i powodować wydłużenie pracy nad danym zadaniem. Technika ta może dać Ci pewne wyobrażenie o tym, jak długo potrafisz pozostać w stanie maksymalnego skupienia nad jednym zadaniem. Pamiętaj: choć pozornie te 25 minut wydaje się być chwilą, to pozostanie skupionym przez ten czas może okazać się trudne. 

A jeśli z różnych względów zastosowanie w/w metod wyda Ci się zbyt trudne, postaraj się zapamiętać kilka następujących zasad:

• Naucz się planować (zaplanuj każdy swój dzień)
• Codziennie sporządzaj plan w formie pisemnej (pomoże Ci to nie tylko wzmocnić motywację do działania, ale również odciążysz pamięć)
• Zawsze określaj hierarchię ważności planowanych zadań
• Zawsze zaczynaj pracę od wykonania najważniejszych czynności
• Zapanuj nad pożeraczami czasu
• Systematycznie kontroluj wykonanie planu dnia
• Codziennie znajdź czas na aktywny odpoczynek (wyjdź na spacer, spotkaj się ze znajomymi)
• Bądź konsekwentny w realizacji planu a na odstępstwa pozwalaj sobie tylko w wyjątkowych sytuacjach
• Naucz się asertywnie odmawiać (głównie w sytuacjach, kiedy czujesz, że ktoś chce się Tobą wyręczyć)
• Rozwijaj swoje umiejętności każdego dnia!

I niech słowa Henryka Bienioka staną się od dziś także i Twoim mottem: 

„Zarządzanie czasem polega na świadomym przekształcaniu próżniactwa, a także pracy bezużytecznej, zbyt intensywnej i wyniszczającej w pracę planową i zorganizowaną, zapewniającą osobisty sukces i zadowolenie”

Czy nadajesz się na managera - chęci vs możliwości

„Chcę zostać kierownikiem” – z pewnością wielu z nas na pewnym etapie swojej kariery zawodowej powzięło takie postanowienie. Niektórzy od razu zaczęli działać w tym kierunku, próbując znaleźć dla siebie odpowiednie miejsce w kadrze managerów u aktualnego pracodawcy lub szukając adekwatnych do swoich oczekiwań ofert pracy.  Inni zaś poza chęciami i postanowieniami tak naprawdę nie bardzo wiedzieli, jak tego dokonać i w konsekwencji utknęli w trybie pasywnego oczekiwania na „szansę od losu”.

Jako członkowie społeczeństwa należymy do rożnych organizacji (szkoły, drużyny sportowe, kluby, stowarzyszenia, koła zainteresowań; w końcu przedsiębiorstwa, grupy konsumentów czy odbiorcy usług), które, niezależnie od tego czy mają charakter formalny czy też nieformalny, powstają i istnieją dzięki grupie ludzkiej i czerpią korzyści płynące z wzajemnego działania w kierunku osiągnięcia wspólnego celu.

W psychologii społecznej i socjologii – grupa społeczna to pewien zaliczany do zbiorowości społecznej zbiór osób, którego członkowie współdziałają ze sobą w celu zaspokajania własnych potrzeb; cechuje go trwała struktura i względnie jednolity system norm i wartości. Strukturę grupy, również zawodowej, zdefiniować można jako powiązane ze sobą role społeczne wynikające z pozycji społecznych odgrywających je członków. Każda grupa – spróbujmy przy okazji sięgnąć pamięcią do naszych osobistych doświadczeń – posiada swojego lidera, który nadaje jej ton i wyznacza niejako kierunki jej działania, rozwoju i zasady jej funkcjonowania. Niezależnie więc czy to będzie mały Jasio rozdzielający zabawki w piaskownicy w trakcie wspólnego budowania zamku z piasku, czy też Pan Jan właściciel firmy decydujący o tym, jakie role i zadania pełnić będą jego pracownicy – ranga pełnionej funkcji w danej grupie będzie podobna. Być może to barwny przykład, ale każda z w/w osób jest przedstawicielem władzy w swojej grupie. Władza zaś czyni prawo, a przywódca „rozdaje karty” (to on wyznacza zasady dostępu do władzy dla poszczególnych członków danej grupy, to on może komuś przypisać mniej lub bardziej odpowiedzialną i wpływową rolę w hierarchii grupy). Nic więc dziwnego, że w pewnym momencie naszego życia ogarnia nas pragnienie, by samemu zostać liderem, zwłaszcza na gruncie zawodowym, gdzie z pojęciem „manager” wiąże się prestiż stanowiska, przywilejów, gratyfikacji finansowych i tych poza finansowych. Wszak każda organizacja posiada co najmniej jedną osobę odpowiedzialną za wsparcie jej w realizacji planów – taką osobą właśnie jest kierownik. Któż z nas nie myślał choć raz o tym, by zostać managerem? Jednakże nie każdy posiada odpowiednie predyspozycje do tego, aby nim zostać. By tak się stało, należy spełnić pewne określone kryteria związane z edukacją, doświadczeniem zawodowym, kwalifikacjami, kompetencjami czy w końcu predyspozycjami osobowościowymi. 

Współczesny manager, funkcjonujący w środowisku, którego rytm dyktowany jest przez ciągłe i wielokierunkowe zmiany, zdecydowanie musi być człowiekiem o szerokich horyzontach intelektualnych, musi wykazywać się kreatywnością w działaniu i odwagą w podejmowaniu decyzji. To osoba posiadająca umysł otwarty na innowacje w biznesie i wewnętrzny „przymus” doskonalenia swoich kwalifikacji kierowniczych i nie tylko. Koniec końców to właśnie on ponosi odpowiedzialność za sprawowanie nadrzędnych funkcji zarządzania, którymi są: planowanie – czyli ustalanie celów i odpowiednich strategii ich osiągnięcia; organizowanie – opracowywanie zasad współpracy w celu osiągnięcia określonego celu; przewodzenie – kierowania działaniami podległego zespołu lub całej organizacji, związanymi z wykonywaniem zadań; kontrolowanie – bieżący nadzór i weryfikacja postępów realizacji zaplanowanych działań oraz ich efektów. A jeśli pełni odpowiedzialne funkcje w szeregach najwyższej kadry zarządzającej przedsiębiorstwa, ponosi odpowiedzialność za całokształt zarządzania organizacją, wyznacza jej cele, opracowuje strategię i politykę firmy i reprezentuje ją na zewnątrz. A to już nie lada odpowiedzialność.

Jakie zatem cechy osobowościowe powinien posiadać idealny kandydat ubiegający się o stanowisko w najwyższych strukturach firmy?  Zasadniczą kwestią w funkcjach odgrywanych przez kierowników jest to, że powinni być wszechstronni, zwłaszcza w stosunkach międzyludzkich a zatem niezwykle ważną rolę w ich pracy, oprócz wiedzy i doświadczenia, odgrywają umiejętności interpersonalne i społeczne. Wybitny manager posiada zdolność współpracowania z innymi ludźmi, rozumienia ich i motywowania zarówno indywidualnie, jak i grupowo. Posiada również pewne umiejętności koncepcyjne – czyli potrafi wykazać się zdolnością koordynowania i integrowania wszystkich interesów i działań organizacji. Dzieje się tak za przyczyną posiadanych przez niego umiejętności postrzegania organizacji jako całości, rozumienia współzależności zachodzących między poszczególnymi jej częściami i przewidywania, w jaki sposób zmiany (nawet w najmniejszej jej części) wpłyną na całość. Umiejętności diagnostyczne i analityczne także nie są mu obce. Potrafi on dogłębnie zdiagnozować i przeanalizowanie problem oraz opracować stosowne jego rozwiązanie.

I na koniec spróbujmy odpowiedzieć sobie na pytanie: czy w kontekście powyższego moglibyśmy stać się cennym kandydatem w rekrutacji na stanowisko managera? Czy już przez sam fakt spełnienia kryterium dotyczącego wiedzy, wykształcenia i doświadczenia zawodowego otrzymujemy gwarancję zatrudnienia na stanowisku managerskim? Z pewnością przybliży to nas do osiągnięcia upragnionego celu, jednakże umiejętności twarde to nie wszystko i, jak już wcześniej wspominałam, nie każdy posiada odpowiednie predyspozycje do tego, by pełnić tę odpowiedzialną funkcję. Aby przekonać się o tym, czy posiadamy odpowiednie predyspozycje osobowościowe, warto udać się po poradę do specjalisty - wytrawnego rekrutera lub psychologa specjalizującego się w dziedzinie pracy, bądź skorzystać z udostępnianych w sieci profesjonalnych narzędzi typu testy badające kompetencje managerskie.