Metody zarządzania czasem w praktyce

 

Istnieje wiele metod zarządzania czasem – niektóre z nich to dobrze znane większości klasyki gatunku, inne natomiast, często niezwykle nowatorskie, stanowią kontrowersyjną alternatywę dla tradycyjnych rozwiązań. Sam „ojciec” technik zarządzania Peter Drucker uważa, że wszelkie metody zarządzania czasem powinny pomagać w procesie osiągania celów zawodowych i osobistych pracowników firm a tym samym zwiększać skuteczność działania całego przedsiębiorstwa. 

Poniżej prezentuję kilka najbardziej użytecznych technik zarządzania czasem, które z pewnością pomogą Ci zapanować nad czasem w pracy.

Metoda ABC
ABC jest jednym z najskuteczniejszym sposobów zarządzania czasem - opiera się na regule Pareto i jej głównym założeniem jest dokonanie podziału przydzielonych nam zadań według ważności. 

Przewiduje ona trzy etapy prac:

1 ETAP:  

Opracowanie pisemnej listy wszystkich zadań, które chcemy wykonać w określonym czasie.  

2 ETAP: 

 Nadanie każdemu z opisanych działań odpowiedniego priorytetu A, B, lub C (w wyniku czego powstaną trzy odrębne grupy zadań o określonej wadze która będzie determinowała kolejność ich wykonywania: 

•  Grupa A - to bardzo ważne czynności, których nie możesz delegować innym osobom. Stanowią one około 15% wszystkich działań, jednak wpływają aż na 65% wydajności.
•  Grupa B - to zadania ważne, ale nie priorytetowe, których wykonanie częściowo, jeśli istnieje taka możliwość, możesz zlecić komuś innemu (np. podwładnemu, członkowi zespołu, którego jesteś liderem)
•  Grupa C - to zadania mało ważne, których realizację możesz odłożyć na później lub bez obawy delegować innej osobie (np. potwierdzenie rezerwacji sali konferencyjnej, śmiało można to zadanie zlecić sekretarce, asystentce, a nawet stażyście czy praktykantowi).

3 ETAP:  

Zaplanowanie dnia pracy. W tym celu możesz posłużyć się dostępnymi narzędziami do zarządzania czasem, jak np. elektroniczny terminarz, gdzie rozpiszesz w godzinach plan dnia. Najlepiej wykonać kilkudniowy plan pracy, który warto, z uwagi na różne nieprzewidziane okoliczności, codziennie monitorować i dokonywać w nim drobnych korekt (np. możesz wypracować w sobie nawyk kończenia dnia pracy na weryfikacji planu na następny dzień).

Matryca Priorytetów
Następną, równie popularną, metodą skutecznego zarządzania czasem jest matryca opracowana przez amerykańskiego generała Dwight D. Eisenhowera, który zasłynął nie tylko ze swojej mądrości, ale również (a może przede wszystkim) ze świetnego zarządzania własnym czasem. Metoda ta opiera się na dwóch paradygmatach: ważności i pilności opisanych w 4 polach.

Kwadrat Eisenhowera dzielimy na 4 części:
1. Zadania pilne i ważne – „Zarządzam kryzysami”

•  sprawy naglące
•  sprawy kryzysowe
•  sprawy „na wczoraj”
•  skutki zaniedbania (efekt niewykonanych wcześniej zadań)

2. Zadania ważne, ale niepilne – „Zarządzam samym sobą”

•  zapobieganie, planowanie, szukanie możliwości
•  przygotowania do ważnego ale odległego projektu
•  budowanie relacji z innymi
•  rekreacja, ćwiczenia fizyczne
•  regularna praca nad sobą i własnym rozwojem

3. Zadania pilne, ale nieważne – „Zarządzam priorytetami innych osób”

•  niektóre telefony
•  błahe sprawy naglące
•  niektóre spotkania
•  czyli te czynności, które dla nas samych mogą wydawać się nieistotne, natomiast dla innych będą miały duże znaczenie (np. uregulowanie rachunków)

4. Zadania niepilne i nieważne – „Zarządzam pożeraczami czasu”

•  przyjemności (np. gry komputerowe, czaty, przerwy na „kawkę i papieroska”)
•  złodzieje czasu (np. niezapowiedziane wizyty, bałaganiarstwo, lenistwo)
•  niektóre maile (np. przeglądanie folderu SPAM)

Metoda „Pomodoro”
Twórcą tej techniki jest Włoch, Francesco Cirillo, nazwa, zaś, pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Jest to bardzo prosta technika zarządzania czasem, którą możesz zastosować praktycznie od zaraz.

Narzędzia, które musisz posiadać:

1. lista zadań – w formie papierowej lub elektronicznej
2. długopis – niepotrzebny, jeśli posiadasz listę w formie elektronicznej
3. czasomierz kuchenny – lub każde inne urządzenie, które wyda z siebie jakiś dźwięk za 25 minut.

Główną zasadą jest podział czasu pracy na 25-minutowe odcinki czasu (tzw. Pomodoro). W każdym Pomodoro skupiać się będziesz wyłącznie na jednej czynności, którą w wyznaczonym czasie postarasz się wykonać od początku do końca. Kiedy zadzwoni budzik, należy skończyć pracę i zrobić sobie 5 minut przerwy. Pamiętaj, aby po każdych 4 cyklach zrobić sobie dłuższą przerwę. 

Wg propagatorów „Pomodoro” takie 25-minutowe cykle skupienia pozwalają na całkowite oddanie się danemu zadaniu. W trakcie pracy warto obserwować siebie i otoczenie, by sprawdzić, czy podczas sesji nie dzieje się nic takiego, co może Cię rozpraszać i powodować wydłużenie pracy nad danym zadaniem. Technika ta może dać Ci pewne wyobrażenie o tym, jak długo potrafisz pozostać w stanie maksymalnego skupienia nad jednym zadaniem. Pamiętaj: choć pozornie te 25 minut wydaje się być chwilą, to pozostanie skupionym przez ten czas może okazać się trudne. 

A jeśli z różnych względów zastosowanie w/w metod wyda Ci się zbyt trudne, postaraj się zapamiętać kilka następujących zasad:

• Naucz się planować (zaplanuj każdy swój dzień)
• Codziennie sporządzaj plan w formie pisemnej (pomoże Ci to nie tylko wzmocnić motywację do działania, ale również odciążysz pamięć)
• Zawsze określaj hierarchię ważności planowanych zadań
• Zawsze zaczynaj pracę od wykonania najważniejszych czynności
• Zapanuj nad pożeraczami czasu
• Systematycznie kontroluj wykonanie planu dnia
• Codziennie znajdź czas na aktywny odpoczynek (wyjdź na spacer, spotkaj się ze znajomymi)
• Bądź konsekwentny w realizacji planu a na odstępstwa pozwalaj sobie tylko w wyjątkowych sytuacjach
• Naucz się asertywnie odmawiać (głównie w sytuacjach, kiedy czujesz, że ktoś chce się Tobą wyręczyć)
• Rozwijaj swoje umiejętności każdego dnia!

I niech słowa Henryka Bienioka staną się od dziś także i Twoim mottem: 

„Zarządzanie czasem polega na świadomym przekształcaniu próżniactwa, a także pracy bezużytecznej, zbyt intensywnej i wyniszczającej w pracę planową i zorganizowaną, zapewniającą osobisty sukces i zadowolenie”